1Là gì và nằm ở đâu
AI Nhiệm vụ sống trong menu Hoạt động: mở khu vực bạn muốn làm việc rồi chạm 🤖 AI Nhiệm vụ. Bạn viết cho nó điều bạn sẽ tự tay làm — «tạo "chuẩn bị cuộc họp" cho thứ Sáu, ưu tiên cao, giao cho @marco» — và nó dùng đúng những công cụ thật của bot.
Trong các nhóm đã liên kết còn có lối tắt: /aitask kèm theo yêu cầu — «/aitask cái gì đang trễ?» — và câu trả lời hiện ra ngay trong nhóm, đúng chủ đề nếu nhóm là diễn đàn. Khu vực xuất phát là phòng ban của nhóm, còn những thao tác cần xác nhận vẫn được gửi vào chat riêng.
2Ai dùng được
- Người sáng lập và quản trị viên: trên mọi khu vực.
- Người phụ trách phòng ban (và người giữ chức vụ có quản lý nhiệm vụ): chỉ trên phòng ban của mình.
- Thành viên thường: không có quyền truy cập.
Cách ly là tuyệt đối: với một người phụ trách phòng ban thì các phòng ban khác đơn giản là không tồn tại — không thấy tên, không biết khối lượng công việc, và nếu có nhắc tới một cái, trợ lý sẽ trả lời như với một phòng ban không có thật. Ngay cả danh bạ thành viên cũng không mở cho họ: chỉ hiện những người mà họ có thể giao việc.
3Nó làm được gì
- Đọc: «cái gì đang trễ?», «còn bao nhiêu nhiệm vụ mở?», «tuần này ai đang rảnh?».
- Tạo và sửa: tiêu đề, mô tả, mức ưu tiên, hạn chót, khu vực và cả số hiệu nhiệm vụ.
- Phân công và chuyển: «chuyển hết nhiệm vụ của @laura sang @giovanni».
- Đóng, mở lại, khóa (có hoặc không lý do) và gửi đi duyệt.
- Danh sách kiểm và nhiệm vụ con: thêm mục, tích, bỏ.
- Ghi chú và nhắc nhở trên nhiệm vụ — nó cũng đọc trọn vẹn các ghi chú, và kể lại được lịch sử của một nhiệm vụ.
- Đưa liên kết của một nhiệm vụ và nhắn riêng cho thành viên thay mặt người quản lý («gửi liên kết #3 cho những người phụ trách và bảo họ xem đi»).
4Theo lịch và hiển thị hạn chế
Hoạt động theo lịch — một nhiệm vụ lặp lại: cứ sau một khoảng thời gian, bot tự tạo cái mới — cũng quản lý được bằng lời: liệt kê, tạo («thứ Hai nào 9 giờ cũng tạo "kiểm quỹ"»), tạm dừng, bật lại và xóa. Xóa một lịch không đụng tới những nhiệm vụ đã sinh ra. Vẫn áp dụng giới hạn của giao diện: 20 cho mỗi tổ chức.
Và hiển thị hạn chế: tạo hoặc sửa một nhiệm vụ sao cho chỉ một số vai trò thấy nó («cái này chỉ để các Đầu mối thấy thôi»); muốn bỏ hạn chế thì chỉ cần nói «cho tất cả thấy đi».
5Các quy tắc tin cậy
- Một thao tác đơn lẻ thì nó làm ngay và cho bạn thấy kết quả.
- Thao tác trên nhiều nhiệm vụ hoặc nhiều người sẽ thành một đề xuất: trước hết là danh sách đầy đủ, rồi tiếng «xác nhận» của bạn (hoặc nút ✅) mới chạy hết theo thứ tự.
- Xóa thì luôn hỏi xác nhận, kể cả với một nhiệm vụ duy nhất.
- Nó không bao giờ báo đã xong việc mà thật ra chưa làm: nếu một công cụ thất bại, nó nói cho bạn biết.
6Giới hạn — và bản sao cá nhân
Giới hạn thành thật: 50 yêu cầu mỗi ngày cho mỗi tổ chức (kèm mức trần cá nhân là 25, để không ai vét sạch hạn mức của người khác), tối đa 20 nhiệm vụ mỗi thao tác và 8 thao tác dưới cùng một lần xác nhận. Câu trả lời đến trọn vẹn, trong một tin nhắn duy nhất — kể cả bảng biểu.
Trong không gian cá nhân, cùng bộ máy ấy trở thành «🤖 Trợ lý của tôi»: không người phụ trách, không phòng ban, bù lại có nhắc nhở tự do, lịch và ghi chú. Bộ nhớ tách riêng — việc bạn làm bên này không đụng tới bên kia.