1Ce que c'est et où la trouver
L'IA Activités vit dans le menu Activités : tu ouvres la zone où tu veux travailler et tu touches 🤖 IA Activités. Tu lui écris ce que tu ferais à la main — « crée "préparer la réunion" pour vendredi, priorité haute, attribue-la à @marc » — et elle utilise les mêmes vrais outils du bot.
Dans les groupes liés, il y a aussi la voie rapide : /aitask suivi de la demande — « /aitask qu'est-ce qui est en retard ? » — et la réponse sort là, dans le groupe, dans le bon sujet si c'est un forum. La zone de départ est le département du groupe, et les actions qui demandent confirmation continuent d'arriver en privé.
2Qui peut l'utiliser
- Fondateur et admins : sur toutes les zones.
- Responsables de département (et qui a une fonction qui gère les tâches) : uniquement sur leur département.
- Membres ordinaires : pas d'accès.
L'isolement est total : pour un responsable de département, les autres départements n'existent tout simplement pas — il ne voit pas leurs noms, ne connaît pas leurs charges et, s'il en nomme un, l'assistant répond comme pour un département inexistant. Même le registre des membres ne lui est pas ouvert : il ne voit que les personnes à qui il peut attribuer du travail.
3Ce qu'elle sait faire
- Lire : « qu'est-ce qui est en retard ? », « combien de tâches ouvertes ? », « qui est disponible cette semaine ? ».
- Créer et modifier : titre, description, priorité, échéance, zone et même le numéro de la tâche.
- Attribuer et déplacer : « passe toutes les tâches de @laura à @giovanni ».
- Clore, rouvrir, bloquer (avec ou sans motif) et envoyer en relecture.
- Listes de contrôle et sous-tâches : ajouter des points, les cocher, les retirer.
- Notes et rappels sur les tâches — il lit aussi les notes en entier, et il sait te raconter l’historique d’une tâche.
- Donner le lien d'une tâche et prévenir les membres en privé pour le compte du responsable (« envoie le lien de la #3 aux responsables et dis-leur d'y jeter un œil »).
4Programmées et visibilité restreinte
Les activités programmées — une tâche qui se répète : à intervalle régulier le bot en crée une nouvelle, tout seul — se gèrent aussi à la parole : les lister, en créer (« chaque lundi à 9 h crée "contrôle de caisse" »), les mettre en pause, les réactiver et les supprimer. Supprimer une programmation ne touche pas les tâches déjà nées. La limite de l'interface s'applique : 20 par organisation.
Et la visibilité restreinte : créer ou modifier une tâche pour que seuls certains rôles la voient (« celle-là, que les Référents la voient ») ; pour lever la restriction il suffit de dire « rends-la visible pour tous ».
5Les règles de confiance
- Une action seule, elle l'exécute tout de suite et te montre le résultat.
- Les actions sur plusieurs tâches ou plusieurs personnes deviennent une proposition : d'abord la liste complète, puis ton « je confirme » (ou le bouton ✅) les exécute toutes dans l'ordre.
- Supprimer demande toujours confirmation, même pour une seule tâche.
- Elle ne déclare jamais fait ce qu'elle n'a pas vraiment fait : si un outil échoue, elle te le dit.
6Limites — et le jumeau personnel
Limites honnêtes : 50 demandes par jour et par organisation (et un plafond personnel de 25, pour que personne ne siphonne le quota des autres), maximum 20 tâches par action et 8 actions sous une même confirmation. Les réponses arrivent entières, en un seul message — tableaux compris.
Dans l'espace personnel, le même moteur devient « 🤖 Mon assistant » : sans responsables ni départements, et avec en plus des rappels libres, l'agenda et les notes. Mémoires séparées — ce que tu fais d'un côté ne touche pas l'autre.