1ما هي
الأقسام اختيارية: بدونها يعمل كل شيء بالطريقة الكلاسيكية (مهام موحّدة للمجتمع). وبمجرد إنشائك أول قسم، ينتقل نظام المهام إلى وضع «حسب المجالات»: تعرض قائمة الأنشطة المنتقي، ولكل مجال لوحته ومراجعاته وإحصاءاته.
أما المهام التي لا تنتمي إلى أي قسم فتعيش في المجال العام، وهو ظاهر في المحادثة الخاصة فقط: لا مجموعات له، ومن ثمّ لا تدفّق ولا ملخّصات — إنه بيت المهام العابرة للأقسام.
2الإنشاء والإدارة
من ⚙️ الإدارة → 🗂 الأقسام: يدخل إليها الفريق أو من لديه صلاحية «إدارة الأقسام». بـ ➕ قسم جديد تعطي الاسم (بحد أقصى 60 حرفًا)، ثم إن شئت إيموجي كأيقونة. بحد أقصى 20 قسمًا لكل منظمة.
في بطاقة القسم: ✏️ إعادة تسمية، و😀 إيموجي، و👥 المجموعات، و🎖 المسؤولون، و🛡 الصلاحيات، و🗑 حذف. وهناك اختصار من الداخل: قائمة الأنشطة → القسم → 🗂 أدر القسم.
3مجموعات القسم
من القسم → 👥 المجموعات تُسنِد المجموعات المرتبطة بلمسة واحدة: ✅ = في هذا القسم، ⬜ = حرة، 🔒 = أخذها قسم آخر. القاعدة الأساسية: تنتمي المجموعة إلى قسم واحد على الأكثر.
- في مجموعات قسمٍ ما لا تظهر إلا مهام ذلك القسم: اللوحة والتدفّق والملخّصات والأوامر تعرض مهامه حصرًا.
- مجموعات بلا قسم = المهام مطفأة (في المنظمات التي لديها قسم واحد على الأقل): تصمت أوامر المهام حتى يُسنِد مشرف المجموعة.
4المسؤولون والصلاحيات
داخل القسم، قد يكون من ينشئ ومن يعمل ومن يدير أشخاصًا مختلفين.
- 🎖 مسؤولون بالأشخاص: تعيّنهم من قائمة الأعضاء (مع البحث)؛ ومن يُعيَّن أو يُعزَل تصله رسالة خاصة بلغته.
- 🎭 مسؤولون بالدور: تفعّل دورًا مخصّصًا فيصير كل من يملكه مديرًا للقسم — من يدخل الدور يصبح مسؤولًا وحده، ومن يفقده يتوقّف. وهو الطريق الصحيح عندما يتغيّر المسؤولون كثيرًا.
- 🛡 الصلاحيات، ذراعان منفصلتان: 📝 إنشاء المهام (كل الأعضاء / أدوار مختارة فقط) و🔧 العمل على المهام (كذلك). ويبدأ القسم الجديد بـ «الإنشاء: أدوار مختارة فقط، ولم يُختَر أحد» و«العمل: الجميع».
الفريق يتجاوز القيود دائمًا. ومن أنشأ المهمة ومن أُسنِدت إليه يستطيعان دائمًا العمل عليها. ومن لديه «إدارة الأقسام» فقط لا يستطيع منح نفسه صلاحيات: لا يعيّن نفسه مسؤولًا ولا يفعّل دورًا يملكه.
يستخدم مسؤولو الأقسام أيضًا أوامر المجموعات /assign و/unassign و/delete و/workload — لكن في مجموعات قسمهم هم فقط.
5الأعضاء والمهام
للقسم أعضاء حقيقيون: تضيفهم واحدًا واحدًا بالبحث، أو 📥 تستوردهم من المجموعة المرتبطة دفعة واحدة، وتزيلهم عند تغيير الفريق. ويمكن للشخص أن يكون في عدة أقسام.
والانتماء مفيد عمليًا: يقترح الأشخاص المناسبين عند إسناد المناوبات والمهام، ويرشّح قائمة الأعضاء حسب القسم، ويعرض مستندات المكتبة المخصّصة للقسم. والقسم بلا مجموعة Telegram منطقيّ تمامًا: فهو موجود ويعمل داخل البوت.
🎭 المهام هي الأدوار الداخلية للقسم — «منسّق»، «مناوب» — بقدرات محلية: إنشاء المهام والعمل عليها وإدارتها، وإدارة الطلبات أو المناوبات أو أعضاء القسم. بحد أقصى 6 مهام لكل قسم، وواحدة لكل شخص، ولا تمنح أي سلطة خارج القسم.
6ما تتميّز به
- 📨 طلبات مكتب الاستقبال الموجَّهة إلى القسم، ويعالجها مسؤولوه.
- 🔁 مناوبات لكل قسم: لكل قسم جدوله.
- 📚 مستندات مخصّصة: موارد المكتبة الظاهرة لأعضاء القسم فقط.
- 📊 إحصاءات القسم: النشِط حسب الحالة، والتأخّرات، ومتوسط زمن الإغلاق، ونسبة الالتزام %، والأكثر إنتاجية، والعبء لكل عضو.
- ⚙️ إعدادات لكل قسم: التدفّق في المجموعات (المهم/الكل/مطفأ)، وتنبيهات المواعيد النهائية مع عتبة التنبيه الأول، والملخّص بتواتره وساعته.
ويبقى للمنظمة كلها: المقترحات، والتصويتات، والاستبيانات، والفعاليات.
7الترقيم والحذف
أرقام المهام (#1، #2، …) مستقلّة لكل مجال: ففي قسمين تتعايش مهمتان برقم #1. وعندما تذكر رقمًا في مجموعة، فهو يخصّ قسم تلك المجموعة. والأرقام لا يُعاد استخدامها.
🗑 حذف قسم إجراء لا رجعة فيه: تعود مهامه إلى المجال العام (بترقيم جديد)، وتنفكّ المجموعات. وإذا كان في القسم مهام، يخبرك البوت قبل ذلك ويقترح التصدير إلى PDF. ولا يمكن إعادة ترتيب الأقسام ولا نقل مهمة من قسم إلى آخر.