1ما هي
الأقسام اختيارية: بدونها يعمل كل شيء بالطريقة الكلاسيكية (مهام موحّدة للمنظمة). وبمجرد إنشائك أول قسم، ينتقل نظام المهام إلى وضع «حسب المناطق»: تعرض قائمة المهام المنتقي، ولكل منطقة لوحتها ومراجعاتها وإحصاءاتها.
أما المهام التي لا تنتمي إلى أي قسم فتعيش في المنطقة العامة، وهي ظاهرة في المحادثة الخاصة فقط: لا مجموعات لها، ومن ثمّ لا تدفّق ولا ملخّصات — إنها بيت المهام العابرة للأقسام.
2الإنشاء والإدارة
من ⚙️ الإدارة ← 🗂 الأقسام: يدخل إليها الطاقم أو من لديه إذن «إدارة الأقسام». بـ ➕ قسم جديد تعطي الاسم (بحد أقصى 60 حرفًا)؛ وإن كانت للمنظمة مجموعات مرتبطة، يفتح البوت فورًا قائمة المجموعات لإسنادها إليه. وتختار الأيقونة لاحقًا بـ 😀 إيموجي: إيموجي واحد فقط، وتصلح الأعلام والمفاتيح مثل 1️⃣ أيضًا، و🗑 إزالة تعيد الأيقونة الافتراضية. بحد أقصى 20 قسمًا لكل منظمة.
في بطاقة القسم: ✏️ إعادة تسمية، و😀 إيموجي، و🧑🤝🧑 الأعضاء، و🎭 الأدوار، و👥 المجموعات، و🎖 المديرون، و🛡 الأذونات، ومفتاح «يستقبل طلبات مكتب الاستقبال»، و🗑 حذف. وهناك اختصار من الداخل لمن يستطيع إدارة الأقسام: قائمة المهام ← القسم ← 🗂 إدارة القسم.
3مجموعات القسم
من القسم ← 👥 المجموعات تُسنِد المجموعات المرتبطة بلمسة واحدة: ✅ = في هذا القسم، ⬜ = حرة، 🔒 = أخذها قسم آخر. القاعدة الأساسية: تنتمي المجموعة إلى قسم واحد على الأكثر.
- في مجموعات قسمٍ ما لا تظهر إلا مهام ذلك القسم: اللوحة والتدفّق والملخّصات والأوامر تعرض مهامه حصرًا.
- مجموعات بلا قسم = المهام والمناوبات مطفأة (في المنظمات التي لديها قسم واحد على الأقل): من يكتب /newtask أو /board أو /shifts يردّ عليه البوت بتنبيه لا يراه سواه، حتى يُسنِد مشرفٌ المجموعة. وعند إنشائك أول قسم، تسرد البطاقة المجموعات التي كانت المهام مفعّلة فيها، مع 👥 إسناد المجموعات و👌 جيد كما هو.
- القسم الذي بلا مجموعات يقول ذلك في بطاقته: مهامه لا ترسل تنبيهات إلى المجموعات (الملخّص، تحديثات المهام، التذكيرات)، وبدل 👥 المجموعات تجد 👥 إسناد مجموعة. أما الرسالة الخاصة إلى من تُسنَد إليه مهمة فتصل في كل الأحوال.
4المديرون والأذونات
داخل القسم، قد يكون من ينشئ ومن يعمل ومن يدير أشخاصًا مختلفين.
- مديرون بالأشخاص: بـ ➕ أضف مديرًا تعيّنهم من قائمة الأعضاء (مع البحث). ويظهر المديرون المعيَّنون مرقّمين في النص: تلمس الرقم وتؤكّد بـ ➖ نعم، أزِل (و❌ إلغاء يعيدك إلى القائمة). والإزالة تُخرج الشخص من المديرين المعيَّنين فقط: فإن كان له أيضًا دور مدير، يواصل الإدارة عبره، والتأكيد يذكر ذلك. ومن يُعيَّن أو يُزال تصله رسالة خاصة بلغة المنظمة.
- مديرون بالدور: تفعّل دورًا مخصّصًا فيصير كل من يملكه مديرًا للقسم — من يدخل الدور يصبح مديرًا وحده، ومن يفقده يتوقّف. وهو الطريق الصحيح عندما يتغيّر المسؤولون كثيرًا. وتعرضهم البطاقة في سطر «🎭 المديرون حسب الدور»، ويجمع عدّاد «المديرون: N» في قائمة الأقسام المعيَّنين والمديرين بالدور، ويحسب كل شخص مرة واحدة.
- 🛡 الأذونات، ذراعان منفصلتان: 📝 إنشاء المهام و🔧 العمل على المهام، ولكلّ منهما ثلاثة خيارات: كل أعضاء المنظمة، أعضاء القسم فقط، الأدوار المختارة فقط. ويبدأ القسم الجديد بـ «الإنشاء: الأدوار المختارة فقط، ولم يُختَر شيء» (في البداية لا ينشئ إلا الطاقم والمديرون والمسمّيات الوظيفية المخوَّلة) و«العمل: كل أعضاء المنظمة»، أي المنظمة كلها لا من في القسم فقط. ومع «أعضاء القسم فقط» تسري قائمة أعضاء القسم في مجموعاته أيضًا.
الطاقم يتجاوز القيود دائمًا. ومن أنشأ المهمة ومن أُسنِدت إليه يستطيعان دائمًا العمل عليها. ومن لديه «إدارة الأقسام» فقط لا يستطيع منح نفسه صلاحيات: لا يعيّن نفسه مديرًا ولا يفعّل دورًا يملكه.
يستخدم مديرو الأقسام أيضًا أوامر المجموعات /assign و/unassign و/delete و/workload — لكن في مجموعات قسمهم هم فقط.
5الأعضاء والمسمّيات الوظيفية
للقسم أعضاء حقيقيون، من 🧑🤝🧑 الأعضاء: تضيفهم واحدًا واحدًا بالبحث، أو تستوردهم دفعة واحدة من مجموعات القسم بـ 📥 استيراد من المجموعات، وتزيلهم عند تغيير الفريق. ويمكن للشخص أن يكون في عدة أقسام.
والانتماء مفيد عمليًا: يقترح الأشخاص المناسبين عند إسناد المناوبات والمهام، ويرشّح قائمة الأعضاء حسب القسم، ويفتح مستندات المكتبة المخصّصة للقسم، وإن اخترت ذلك في الأذونات يحدّد من ينشئ المهام ومن يعمل عليها. والقسم بلا مجموعة Telegram منطقيّ تمامًا: فهو موجود ويعمل داخل البوت.
المسمّيات الوظيفية، من 🎭 الأدوار، هي الأدوار الداخلية للقسم — «منسّق»، «مناوب» — بقدرات محلية: إنشاء المهام والعمل عليها وإدارتها، وإدارة الطلبات أو المناوبات أو أعضاء القسم. بحد أقصى 6 مسمّيات لكل قسم، وواحد لكل شخص، ولا تمنح أي سلطة خارج القسم. وبالمسمّيات لا يمنح أحد نفسه صلاحيات (عدا المؤسسين والمشرفين): لا تُسنِد مسمّى إلى نفسك ولا تفعّل قدرة في مسمّاك. ومن يدير القسم فقط بفضل مسمّى فيه «إدارة الأعضاء» لا يستطيع توزيع قدرات لا يملكها.
6ما تتميّز به
- 📮 مكتب الاستقبال: حين يكون «يستقبل طلبات مكتب الاستقبال» مفعّلًا، يعالج مديرو القسم الطلبات الموجَّهة إليه.
- مناوبات لكل قسم: لكل قسم جدوله.
- مستندات مخصّصة: موارد المكتبة بظهور 🗂 الأقسام المختارة، لا يراها إلا أعضاء تلك الأقسام ومديروها.
- 📊 إحصائيات القسم: النشِط حسب الحالة، والتأخّرات، ومتوسط زمن الإغلاق، ونسبة الالتزام %، والأكثر إنتاجية، والعبء لكل عضو.
- ⚙️ الإعدادات الخاصة بالقسم: التدفّق في المجموعات (مهم/الكل/إيقاف)، وتنبيهات المواعيد النهائية مع عتبة التنبيه الأول، والملخّص بتواتره وساعته.
ويبقى للمنظمة كلها: الاقتراحات، والتصويتات، والاستبيانات، والفعاليات.
7الترقيم والحذف
أرقام المهام (#1، #2، …) مستقلّة لكل منطقة: ففي قسمين تتعايش مهمتان برقم #1. وعندما تذكر رقمًا في مجموعة، فهو يخصّ قسم تلك المجموعة. والأرقام لا يُعاد استخدامها.
حذف قسم (🗑 حذف ← 🗑 نعم، احذف) إجراء لا رجعة فيه: تعود مهامه إلى المنطقة العامة (بترقيم جديد)، وتنفكّ المجموعات. وإذا كان في القسم مهام، يخبرك البوت أولًا بعددها؛ ومن لديه «تصدير البيانات» يقترح عليه التصدير إلى PDF بـ 📄 صدّر المهام أولًا. ويسرد التأكيد أيضًا، بالأرقام، ما يحدث لبقية الأشياء:
- المهام المجدولة تنتقل إلى المنطقة العامة متوقفة مؤقتًا: تعيد تفعيلها من 📅 المهام المجدولة؛
- المناوبات تنتقل إلى مناوبات المنطقة العامة، ومن كان في المناوبة يبقى مُسنَدًا إليها؛
- الطلبات المفتوحة في مكتب الاستقبال تنتقل إلى مكتب الاستقبال العام؛
- أعضاء القسم ومسمّياته يختفون معه (ويبقى الأشخاص في المنظمة)؛
- مستندات المكتبة المرئية لذلك القسم فقط تصبح «الطاقم فقط»؛
- إذا بقي قسم آخر على الأقل، تبقى مجموعات القسم المحذوف بلا مهام ولا مناوبات حتى تُسندها إلى قسم آخر.
ولا يمكن إعادة ترتيب الأقسام. ولا تنتقل المهمة من قسم إلى آخر بالأزرار، لكن المساعد 🤖 ذكاء اصطناعي للمهام يستطيع نقلها، فتأخذ رقمًا جديدًا في القسم الذي تنتقل إليه.