Tavora

Руководство

Отделы

Отделы делят организацию на отдельные рабочие области — «Секретариат», «Мероприятия», «Продажи» — у каждой свои группы, свои ответственные и свои права. Задачи каждой команды остаются изолированными в нужной группе, с разными руководителями.

1Что это

Отделы необязательны: без них всё работает классически (единые задачи на всё сообщество). Как только Вы создаёте первый отдел, система задач переходит в режим «по областям»: в меню Задачи появляется переключатель, и у каждой области своя доска, свои проверки, своя статистика.

Задачи, не относящиеся ни к одному отделу, живут в Общей области, видимой только в личной переписке: у неё нет групп, а значит нет ни ленты, ни сводок — это дом для сквозных задач.

2Создать и вести

Через ⚙️ Управление → 🗂 Отделы: сюда заходит персонал либо обладатель права «Управлять отделами». Кнопкой ➕ Новый отдел Вы задаёте название (максимум 60 знаков), затем при желании эмодзи как значок. Максимум 20 отделов на организацию.

В карточке отдела: ✏️ Переименовать, 😀 Эмодзи, 👥 Группы, 🎖 Ответственные, 🛡 Права, 🗑 Удалить. Есть и короткий путь изнутри: меню Задачи → нужный отдел → 🗂 Управлять отделом.

3Группы отдела

Из отдела → 👥 Группы Вы назначаете связанные группы одним касанием: ✅ = в этом отделе, ⬜ = свободна, 🔒 = занята другим. Ключевое правило: группа принадлежит максимум ОДНОМУ отделу.

  • В группах отдела видны ТОЛЬКО задачи этого отдела: доска, лента, сводки и команды показывают исключительно его задачи.
  • Группы без отдела = задачи выключены (в организациях, где есть хотя бы один отдел): команды задач молчат, пока админ не назначит группу.

4Ответственные и права

Внутри отдела тот, кто создаёт, тот, кто работает, и тот, кто управляет, могут быть разными людьми.

  • 🎖 Ответственные по людям: Вы назначаете их из списка участников (с поиском); тот, кого назначили или сняли, получает личное сообщение на своём языке.
  • 🎭 Ответственные по роли: Вы включаете свою роль, и любой, у кого она есть, управляет отделом — кто получает роль, автоматически становится ответственным, кто теряет — перестаёт. Правильный путь, когда руководители часто меняются.
  • 🛡 Права, два отдельных рычага: 📝 Создавать задачи (все участники / только выбранные роли) и 🔧 Работать с задачами (так же). Новый отдел начинает с «создавать: только выбранные роли, никто не выбран» и «работать: все».

Персонал всегда проходит поверх ограничений. Тот, кто создал задачу, и тот, кто на неё назначен, всегда может с ней работать. А обладатель одного лишь права «Управлять отделами» не может дать полномочия сам себе: он не назначит себя ответственным и не включит роль, которая у него есть.

Ответственные за отдел пользуются и групповыми командами /assign, /unassign, /delete и /workload — но только в группах своего отдела.

5Участники и должности

У отдела есть настоящие участники: Вы добавляете их по одному через поиск, 📥 импортируете из связанной группы одним махом, убираете, когда они меняют команду. Человек может состоять в нескольких отделах.

Принадлежность нужна по делу: она подсказывает нужных людей, когда Вы назначаете смены и задачи, фильтрует список участников по отделам, показывает документы Библиотеки, закреплённые за отделом. Отдел без группы в Telegram вполне имеет смысл: он существует и работает внутри бота.

🎭 Должности — это внутренние роли отдела: «Координатор», «Сменщик» — с местными возможностями: создавать/вести/управлять задачами, управлять запросами, сменами или участниками отдела. Максимум 6 должностей на отдел, одна на человека, и за пределами отдела они не дают никаких полномочий.

6Что у них есть дополнительно

  • 📨 Обращения в Приёмную, адресованные отделу, обрабатываются его ответственными.
  • 🔁 Смены по отделам: у каждого отдела своё табло.
  • 📚 Закреплённые документы: материалы Библиотеки, видные только участникам отдела.
  • 📊 Статистика отдела: активные по статусу, просрочки, среднее время закрытия, пунктуальность в %, самые продуктивные и загрузка по участникам.
  • ⚙️ Настройки по каждому отделу: лента в группах (Важное/Всё/Выкл.), предупреждения о сроках с порогом первого предупреждения, сводка с частотой и временем.

Общими для всей организации остаются: предложения, голосования, опросы и мероприятия.

7Нумерация и удаление

Номера задач (#1, #2, …) независимы для каждой области: в двух отделах спокойно сосуществуют две задачи #1. Когда Вы называете номер в группе, он относится к отделу этой группы. Номера не переиспользуются.

🗑 Удаление отдела необратимо: его задачи возвращаются в Общую область (с новой нумерацией), группы отвязываются. Если в отделе есть задачи, бот скажет об этом заранее и предложит выгрузку в PDF. Отделы нельзя переупорядочить, а задачу нельзя перенести из одного отдела в другой.