1O que é
Os departamentos são opcionais: sem eles, tudo funciona à maneira clássica (tarefas únicas para a comunidade). Assim que cria o primeiro departamento, o sistema de tarefas passa ao modo «por áreas»: o menu Atividades mostra o seletor, e cada área tem o seu quadro, as suas revisões, as suas estatísticas.
As tarefas que não pertencem a nenhum departamento vivem na Área geral, visível só na conversa privada: não tem grupos, logo não há feed nem resumo — é a casa das tarefas transversais.
2Criar e gerir
A partir de ⚙️ Gestão → 🗂 Departamentos: entra a equipa ou quem tiver a permissão «Gerir Departamentos». Com ➕ Novo departamento dá o nome (máx. 60 caracteres) e depois, se quiser, um emoji como ícone. No máximo 20 departamentos por organização.
Na ficha do departamento: ✏️ Renomear, 😀 Emoji, 👥 Grupos, 🎖 Gestores, 🛡 Permissões, 🗑 Eliminar. Há também o atalho por dentro: menu Atividades → o departamento → 🗂 Gerir departamento.
3Os grupos do departamento
A partir do departamento → 👥 Grupos atribui os grupos ligados com um toque: ✅ = neste departamento, ⬜ = livre, 🔒 = ocupado por outro. Regra-chave: um grupo pertence no máximo a UM departamento.
- Nos grupos de um departamento veem-se SÓ as tarefas desse departamento: quadro, feed, resumo e comandos mostram exclusivamente as dele.
- Grupos sem departamento = tarefas desligadas (nas organizações que têm pelo menos um departamento): os comandos de tarefas ficam em silêncio até um admin atribuir o grupo.
4Gestores e permissões
Dentro de um departamento, quem cria, quem trabalha e quem gere podem ser pessoas diferentes.
- 🎖 Gestores por pessoa: nomeia-os a partir da lista de membros (com pesquisa); quem é nomeado ou destituído recebe uma mensagem privada na sua língua.
- 🎭 Gestores por função: liga uma função personalizada e quem a tiver gere o departamento — quem entra na função torna-se gestor sozinho, quem a perde deixa de o ser. O caminho certo quando os responsáveis mudam muitas vezes.
- 🛡 Permissões, duas alavancas separadas: 📝 Criar tarefas (todos os membros / só funções escolhidas) e 🔧 Trabalhar tarefas (idem). Um departamento novo começa com «criar: só funções escolhidas, nenhuma selecionada» e «trabalhar: todos».
A equipa passa sempre por cima. Quem criou uma tarefa, e quem lhe está atribuído, pode sempre trabalhá-la. E quem só tem «Gerir Departamentos» não pode dar poderes a si próprio: não se auto-nomeia gestor nem liga uma função que possui.
Os gestores de departamento usam também os comandos de grupo /assign, /unassign, /delete e /workload — mas só nos grupos do seu departamento.
5Membros e funções internas
Um departamento tem membros a sério: acrescenta-os um a um com a pesquisa, 📥 importa-os do grupo ligado de uma vez, tira-os quando mudam de equipa. Uma pessoa pode estar em vários departamentos.
A pertença serve mesmo para alguma coisa: propõe as pessoas certas quando atribui turnos e tarefas, filtra a lista de membros por departamento, mostra os documentos da Biblioteca reservados ao departamento. Um departamento sem grupo do Telegram faz todo o sentido: existe e trabalha dentro do bot.
As 🎭 funções internas são os papéis dentro do departamento — «Coordenador», «Turnista» — com capacidades locais: criar/trabalhar/gerir as tarefas, gerir pedidos, turnos ou membros do departamento. No máximo 6 por departamento, uma por pessoa, e não dão nenhum poder fora do departamento.
6O que têm a mais
- 📨 Pedidos do Balcão dirigidos ao departamento, tratados pelos seus gestores.
- 🔁 Turnos por departamento: cada departamento tem o seu quadro.
- 📚 Documentos reservados: recursos da Biblioteca visíveis só aos membros do departamento.
- 📊 Estatísticas do departamento: ativas por estado, atrasos, tempo médio de fecho, pontualidade %, mais produtivos e carga por membro.
- ⚙️ Configurações por departamento: feed nos grupos (Importantes/Todos/Off), avisos de prazos com limiar do primeiro aviso, resumo com frequência e hora.
Continuam a ser de toda a organização: propostas, votações, questionários e eventos.
7Numeração e eliminação
Os números das tarefas (#1, #2, …) são independentes para cada área: em dois departamentos convivem duas tarefas #1. Quando cita um número num grupo, vale para o departamento desse grupo. Os números não se reciclam.
🗑 Eliminar um departamento é irreversível: as suas tarefas voltam à Área geral (renumeradas), os grupos desligam-se. Se o departamento tiver tarefas, o bot diz-lho antes e propõe a exportação em PDF. Não se podem reordenar os departamentos nem mover uma tarefa de um departamento para outro.