Tavora

Leitfaden

Anlaufstelle

Die Anlaufstelle ist der Ort, von dem aus ein Mitglied seine Stimme an die Organisation bringt: ein Vorschlag zum Abstimmen, eine Anfrage an die Verantwortlichen oder eine Meldung — auch anonym. Sie lebt nur im privaten Chat mit dem Bot: nichts wird je in den Gruppen veröffentlicht.

1Was sie ist

Bot privat → öffne deine Community → grüner Button 📮 Anlaufstelle, für alle Mitglieder sichtbar. Drei Kanäle, jeder mit seinem Ziel:

  • 💡 Vorschlag — eine Idee zum Besprechen und gemeinsamen Abstimmen: landet in den gewählten Gruppen, mit dem Button „Abstimmung starten“.
  • 🙋 Anfrage — du bittest die Verantwortlichen um etwas (eine Berechtigung, eine Klärung, ein Eingreifen). Immer mit deinem Namen. Wird nicht abgestimmt, geht nicht in die Gruppen: sie kommt in den Posteingang und du bekommst privat Antwort.
  • 🚩 Meldung — du zeigst ein Problem an. Sie kann anonym sein. Auch sie bleibt ein vertraulicher Vorgang.

Im Hub findest du außerdem deine Zähler, Meine Vorschläge, die Entwürfe und 📫 Meine Anfragen mit dem Verlauf.

2Einen Vorgang senden

  1. Schreib den Text in einer Nachricht (max. 2000 Zeichen; Fett, Kursiv, Links und Emoji bleiben erhalten).
  2. Kategorie (falls die Community welche angelegt hat) oder ⏭ Überspringen.
  3. 📎 Anhänge (optional, max. 3): Fotos, Videos, GIFs, Dokumente, Audio, Sprachnachrichten — 20 MB pro Datei.
  4. Nur bei Meldungen: „🕶 Wie willst du sie senden?“ — anonym oder mit deinem Namen.
  5. 📤 Vorschau und senden.

Grenzen gegen das Chaos: höchstens 3 offene Vorgänge je Typ pro Person, ein Versand alle 60 Sekunden. Und ein gesendeter Vorgang lässt sich weder ändern noch löschen: hast du dich geirrt, schreibst du es in einem neuen.

3Die Anonymität, ehrlich gesagt

  • Verfügbar nur für Meldungen: Anfragen laufen immer mit Namen.
  • Für die Verantwortlichen ist eine anonyme Meldung „🕶 Anonym“: kein Name, kein Benutzername, keine ID — auch nicht über die Suche. Im CSV-Export ist die Absenderspalte leer.
  • Das System erfasst trotzdem, wer gesendet hat, um Missbrauch zu verhindern und dir das Ergebnis privat zuzustellen, wenn der Vorgang geschlossen wird.
Anonym heißt anonym gegenüber den Verantwortlichen, nicht „nicht erfasst“. Der Bot sagt es dir beim Senden deutlich.

4„Meine Anfragen“

Dein Verlauf, 6 Vorgänge pro Seite. Es gibt fünf Zustände: 📬 Gesendet → 👀 In Bearbeitung → ✅ Angenommen/Gelöst oder ❌ Abgelehnt / 🗑 Archiviert.

Wenn die Verantwortlichen schließen, bekommst du eine private Nachricht mit dem Ergebnis, deinem ursprünglichen Text und ihrer Antwort — verpflichtend, und in deiner Sprache geschrieben.

5Der Posteingang der Verantwortlichen

Pfad: ⚙️ Verwaltung → 📮 Anlaufstelle. Bei offenen Vorgängen wird der Button grün mit der Zahl. Darin: Zähler, drei Ansichten (Zu bearbeiten / In Bearbeitung / Geschlossen), Filter nach Typ und Kategorie, 🔍 Suche nach Absender oder Wort, und CSV-Export des vollständigen Verlaufs.

  • 👀 Übernehmen ist freiwillig: es zeigt nur euch untereinander, wer gerade daran arbeitet.
  • Das Schließen verlangt immer die schriftliche Antwort an das Mitglied (max. 1000 Zeichen): nichts wird stillschweigend geschlossen.
  • Handeln zwei Verantwortliche gleichzeitig, findet die zweite Person „bereits bearbeitet“ — beim Mitglied kommt nie eine doppelte Antwort an.

Es braucht die Berechtigung „Anfragen verwalten“ (Gründer und Admins haben sie faktisch). Sie ist eine eigene Berechtigung: wer sie hat, sieht nur die Anlaufstelle, nicht die Mitglieder und nicht die Einstellungen.

6Kategorien, Abteilungen und Zielgruppen

  • 🏷 Kategorien (max. 10): Etiketten wie „Instandhaltung“ oder „Erstattungen“, die das Mitglied beim Senden wählt und nach denen die Verantwortlichen filtern. Jederzeit neu zuordenbar, auch bei geschlossenem Vorgang.
  • 🗂 Abteilungen: wer schreibt, kann den Vorgang an eine bestimmte Abteilung richten; Abteilungsverantwortliche sehen nur die Vorgänge ihrer eigenen, volle Verantwortliche haben den Filter und können umleiten.
  • 🔗 Zielgruppen: für jeden Kanal entscheidest du, in welche Gruppen die Vorschläge gehen und welche Gruppen den kurzen Hinweis „neue Anfrage“ erhalten (der Inhalt bleibt immer im privaten Posteingang). Alles startet ausgeschaltet: nichts aktiviert sich von selbst.

7Was die Anlaufstelle NICHT tut

  • Keine Gruppenbefehle: sie existiert nur im privaten Chat mit dem Bot.
  • Sie veröffentlicht Anfragen und Meldungen nie in den Gruppen, auch nicht nach dem Schließen.
  • Sie schickt den Verantwortlichen keine private Benachrichtigung pro Vorgang: es gibt das Abzeichen am Button.
  • Es wird nicht abgestimmt: soll die Community entscheiden, ist der Vorschlag der richtige Kanal.
  • Kein Hin und Her: der Text des Mitglieds, die Antwort der Verantwortlichen, fertig.
  • Ein geschlossener Vorgang wird nicht wieder geöffnet.