Tavora

Leitfaden

Schichten

Schichten decken Arbeitszeiten mit den richtigen Leuten ab: Empfang, Nachtdienste, Bankette, Öffnen und Schließen. Eine Schicht ist ein Tag, ein Etikett, eine Uhrzeit (auch über Mitternacht hinweg) und wie viele Personen nötig sind — mit einem Plan, der dir die Lücken auf einen Blick zeigt.

1Was es ist

Tavora behandelt Schichten mit völliger Freiheit: eine Schicht ist ein Tag, ein Etikett („Empfang“, „Wache“), eine Uhrzeit — auch über Mitternacht hinweg, etwa 22–6, oder ohne Uhrzeit für Tagesschichten — und wie viele Personen nötig sind (von 1 bis 8).

Wer zugewiesen wird, bekommt privat eine Nachricht, findet seine Schichten im Kalender der Organisation und in seinem persönlichen Kalender, und die Erinnerungen kommen von selbst.

2Wo und für wen

  • Privat: Startseite der Organisation → ⚙️ Verwaltung → Schichten.
  • In den verbundenen Gruppen: /shifts (heute und morgen) und /shiftsweek (die ganze Woche, nur lesend). Gehört die Gruppe zu einer Abteilung, zeigt sie nur deren Schichten.

Den Plan öffnen das Team, wer die Berechtigung „Schichten verwalten“ hat (dieselben Befugnisse wie das Team bei Schichten, in allen Bereichen), die Abteilungsverantwortlichen, wer eine Funktion mit „Schichten verwalten“ hat und wer zu einer Abteilung gehört, die Schichten nutzt.

3Der Plan

  • Woche: alle sieben Tage, je eine Zeile, mit dem Status jedes Tages auf den Buttons.
  • Monat: das Kalenderraster, mit dem Umschalter „📆 Woche / 🗓 Monat“.
  • Unbesetzte Plätze sind mit 📭 markiert — im Plan, auf den Tages-Buttons und in der Schichtkarte.
  • Die Farben der Tage sprechen für sich: rot = Tag mit offenen Lücken (sticht sogar „heute“), grün = Tag besetzt, blau = heute.

📊 Übersicht zieht Bilanz: wie viele Schichten jede Person gemacht hat, Monat für Monat. Und 📋 Letzte Woche kopieren baut die Woche mit den bereits eingetragenen Leuten neu auf — danach korrigierst du, was nötig ist.

4Anlegen und zuweisen

Anlegen

  • Mit den Zeitfenstern (den wiederverwendbaren Stempeln): „Früh 6–14“, „Nacht 22–6“. Du legst sie einmal an und erzeugst dann eine Schicht mit einem Tipp. Höchstens 12 Zeitfenster pro Organisation.
  • Mit einer geschriebenen Zeile: „Nacht 22-6“, „Wache x2“, „Öffnung 8:30-13“.

Zuweisen

  • Die Auswahl „Wer hat Schicht?“ einer Abteilungsschicht bietet nur die Mitglieder dieser Abteilung an; eine Schicht im Allgemeinen Bereich bietet die ganze Community. Darin gibt es 🔍 Suche nach @benutzername oder ID.
  • 🙋 Ich übernehme: Mitglieder können die Lücken selbst schließen — und das lässt sich für jeden Bereich einzeln ein- oder ausschalten: Der Allgemeine Bereich und jede Abteilung entscheiden für sich.
  • Schichttausch: du bietest den Tausch einer bestimmten Person an (die aus ihrem privaten Chat annimmt oder ablehnt) oder öffnest die Schicht für alle („ich übernehme“). Nur bei deinen eigenen Schichten.

5Ein Plan je Abteilung

Mit aktiven Abteilungen hat jede Abteilung ihre eigenen Schichten, dazu einen Allgemeinen Bereich fürs Team. Im Plan wechselt der Button 🗂 Bereich wechseln von einer Abteilung zur anderen; bei nur einer Abteilung wird die Auswahl übersprungen.

Abteilungsschichten werden nur den Mitgliedern der Abteilung zugewiesen: ist die Abteilung leer, sagt der Bot es dir und zeigt, wo du sie hinzufügst (Verwaltung → Abteilungen → die Abteilung → 🧑‍🤝‍🧑 Mitglieder).

6Schichten-KI

Aus dem Plan heraus finden die Verantwortlichen 🤖 Schichten-KI: einen Assistenten, der ganz normal im Gespräch an den Schichten arbeitet. Er kann Schichten und Lücken auflisten, Schichten anlegen („leg Nacht 22-6 für Samstag an“), Personen zuweisen und entfernen (mit privater Benachrichtigung), die letzte Woche kopieren, die Zeitfenster verwalten und die Monatsübersicht pro Person ziehen.

  • Wer sie nutzen darf: nur die Verantwortlichen — Team, „Schichten verwalten“ (alle Bereiche) und Abteilungsverantwortliche (nur ihre eigenen). Normale Mitglieder sehen sie nicht.
  • Die Aktionen sind sofort und das Ergebnis ist immer das echte der Werkzeuge; eine Schicht mit Personen darin zu löschen erfordert deine ausdrückliche Bestätigung.
  • Abteilungsschichten gehen nur an Mitglieder der Abteilung, genau wie in der manuellen Auswahl.
  • Grenze: 30 Anfragen pro Tag und Organisation.

7Erinnerungen und Grenzen

Automatische Erinnerungen: 24 Stunden vorher und 1 Stunde vor der Schicht (bei Tagesschichten am Morgen).

Ehrliche Grenzen: 1 bis 8 Personen pro Schicht. Bewusst gibt es keine im Voraus erklärte Verfügbarkeit, keine Zählung der Arbeitsstunden und keine Freigabe des Tauschs durch die Verantwortlichen.