1Qué es
Los departamentos son opcionales: sin ellos, todo funciona de forma clásica (tareas únicas para la comunidad). En cuanto creas el primer departamento, el sistema de tareas pasa al modo «por áreas»: el menú Actividades muestra el selector, y cada área tiene su tablero, sus revisiones, sus estadísticas.
Las tareas que no pertenecen a ningún departamento viven en el Área general, visible solo en el chat privado: no tiene grupos, así que no hay feed ni resumen — es la casa de las tareas transversales.
2Crear y gestionar
Desde ⚙️ Gestión → 🗂 Departamentos: entra el staff o quien tenga el permiso «Gestionar Departamentos». Con ➕ Nuevo departamento le das el nombre (máx. 60 caracteres), y luego si quieres un emoji como icono. Máximo 20 departamentos por organización.
En la ficha del departamento: ✏️ Renombrar, 😀 Emoji, 👥 Grupos, 🎖 Gestores, 🛡 Permisos, 🗑 Eliminar. También está el atajo desde dentro: menú Actividades → el departamento → 🗂 Gestionar departamento.
3Los grupos del departamento
Desde el departamento → 👥 Grupos asignas los grupos conectados con un toque: ✅ = en este departamento, ⬜ = libre, 🔒 = ocupado por otro. Regla clave: un grupo pertenece como máximo a UN departamento.
- En los grupos de un departamento se ven SOLO las tareas de ese departamento: tablero, feed, resumen y comandos muestran exclusivamente las suyas.
- Grupos sin departamento = tareas apagadas (en las organizaciones que tienen al menos un departamento): los comandos de tareas se silencian hasta que un admin asigne el grupo.
4Gestores y permisos
Dentro de un departamento, quien crea, quien trabaja y quien gestiona pueden ser personas distintas.
- 🎖 Gestores por persona: los nombras desde la lista de miembros (con búsqueda); quien es nombrado o revocado recibe un mensaje privado en su idioma.
- 🎭 Gestores por rol: enciendes un rol personalizado y quien lo tenga gestiona el departamento — quien entra en el rol se convierte en gestor solo, quien lo pierde deja de serlo. El camino correcto cuando los responsables cambian a menudo.
- 🛡 Permisos, dos palancas separadas: 📝 Crear tareas (todos los miembros / solo roles elegidos) y 🔧 Trabajar tareas (ídem). Un departamento nuevo empieza con «crear: solo roles elegidos, ninguno seleccionado» y «trabajar: todos».
El staff siempre pasa por encima. Quien ha creado una tarea, y quien está asignado a ella, siempre puede trabajarla. Y quien solo tiene «Gestionar Departamentos» no puede darse poderes solo: no se auto-nombra gestor ni enciende un rol que posee.
Los gestores de departamento usan también los comandos de grupo /assign, /unassign, /delete y /workload — pero solo en los grupos de su departamento.
5Miembros y funciones
Un departamento tiene miembros de verdad: los añades uno a uno con la búsqueda, los 📥 importas del grupo conectado de una vez, los quitas cuando cambian de equipo. Una persona puede estar en varios departamentos.
La pertenencia sirve de verdad: propone a las personas adecuadas cuando asignas turnos y tareas, filtra la lista de miembros por departamento, muestra los documentos de la Biblioteca reservados al departamento. Un departamento sin grupo de Telegram tiene todo el sentido: existe y trabaja dentro del bot.
Las 🎭 funciones son los roles internos del departamento — «Coordinador», «Turnista» — con capacidades locales: crear/trabajar/gestionar las tareas, gestionar solicitudes, turnos o miembros del departamento. Máximo 6 funciones por departamento, una por persona, y no dan ningún poder fuera del departamento.
6Lo que tienen de más
- 📨 Solicitudes de la Ventanilla dirigidas al departamento, gestionadas por sus gestores.
- 🔁 Turnos por departamento: cada departamento tiene su tablero.
- 📚 Documentos reservados: recursos de la Biblioteca visibles solo para los miembros del departamento.
- 📊 Estadísticas del departamento: activas por estado, retrasos, tiempo medio de cierre, puntualidad %, más productivos y carga por miembro.
- ⚙️ Ajustes por departamento: feed en los grupos (Importantes/Todos/Off), avisos de plazos con umbral del primer aviso, resumen con frecuencia y hora.
Siguen siendo de toda la organización: propuestas, votaciones, cuestionarios y eventos.
7Numeración y eliminación
Los números de las tareas (#1, #2, …) son independientes para cada área: en dos departamentos conviven dos tareas #1. Cuando citas un número en un grupo, vale para el departamento de ese grupo. Los números no se reciclan.
🗑 Eliminar un departamento es irreversible: sus tareas vuelven al Área general (renumeradas), los grupos se desvinculan. Si el departamento tiene tareas, el bot te lo dice antes y te propone la exportación en PDF. No se pueden reordenar los departamentos ni mover una tarea de un departamento a otro.