1यह है क्या
विभाग वैकल्पिक हैं: इनके बिना सब कुछ पुराने ढंग से चलता है (पूरे समुदाय के लिए एक ही तरह के कार्य)। जैसे ही आप पहला विभाग बनाते हैं, कार्य-प्रणाली «क्षेत्रों के हिसाब से» मोड में चली जाती है: गतिविधि मेन्यू में चुनाव दिखता है, और हर क्षेत्र का अपना बोर्ड, अपनी समीक्षाएँ, अपने आँकड़े होते हैं।
जो कार्य किसी विभाग के नहीं होते वे सामान्य क्षेत्र में रहते हैं, जो सिर्फ़ निजी चैट में दिखता है: उसके कोई समूह नहीं होते, इसलिए न फ़ीड न सार — यह उन कार्यों का घर है जो सब विभागों को छूते हैं।
2बनाना और चलाना
⚙️ प्रबंधन → 🗂 विभाग से: यहाँ टीम या «विभाग प्रबंधित करें» अनुमति वाला पहुँचता है। ➕ नया विभाग से आप नाम देते हैं (ज़्यादा से ज़्यादा 60 अक्षर), फिर चाहें तो आइकन के तौर पर एक इमोजी। हर संगठन में ज़्यादा से ज़्यादा 20 विभाग।
विभाग के कार्ड में: ✏️ नाम बदलें, 😀 इमोजी, 👥 समूह, 🎖 प्रभारी, 🛡 अनुमतियाँ, 🗑 मिटाएँ। भीतर से एक छोटा रास्ता भी है: गतिविधि मेन्यू → वह विभाग → 🗂 विभाग चलाएँ।
3विभाग के समूह
विभाग से → 👥 समूह पर आप जुड़े हुए समूहों को एक टैप में सौंपते हैं: ✅ = इस विभाग में, ⬜ = खाली, 🔒 = किसी और ने ले लिया। मुख्य नियम: एक समूह ज़्यादा से ज़्यादा एक ही विभाग का होता है।
- किसी विभाग के समूहों में सिर्फ़ उसी विभाग के कार्य दिखते हैं: बोर्ड, फ़ीड, सार और कमांड सिर्फ़ उसी के कार्य दिखाते हैं।
- बिना विभाग वाले समूह = कार्य बंद (उन संगठनों में जिनमें कम से कम एक विभाग है): जब तक कोई एडमिन समूह को विभाग न सौंपे, कार्य वाले कमांड चुप रहते हैं।
4प्रभारी और अनुमतियाँ
किसी विभाग के भीतर जो बनाता है, जो काम करता है और जो चलाता है, वे अलग-अलग लोग हो सकते हैं।
- 🎖 व्यक्ति के हिसाब से प्रभारी: आप उन्हें सदस्य-सूची से नियुक्त करते हैं (खोज के साथ); जिसे नियुक्त या हटाया जाता है उसे उसकी अपनी भाषा में निजी संदेश मिलता है।
- 🎭 भूमिका के हिसाब से प्रभारी: आप कोई अपनी बनाई भूमिका चालू करते हैं और जिसके पास वह भूमिका हो वही विभाग चलाता है — जो उस भूमिका में आता है वह खुद-ब-खुद प्रभारी बन जाता है, जो उसे खो देता है वह हट जाता है। जब ज़िम्मेदार बार-बार बदलते हों, यही सही रास्ता है।
- 🛡 अनुमतियाँ, दो अलग लीवर: 📝 कार्य बनाना (सारे सदस्य / सिर्फ़ चुनी हुई भूमिकाएँ) और 🔧 कार्य पर काम करना (वैसे ही)। नया विभाग «बनाना: सिर्फ़ चुनी हुई भूमिकाएँ, कोई चुनी नहीं गई» और «काम करना: सब» से शुरू होता है।
टीम हमेशा पाबंदियों से ऊपर रहती है। जिसने कार्य बनाया और जिसे वह सौंपा गया, वे हमेशा उस पर काम कर सकते हैं। और जिसके पास सिर्फ़ «विभाग प्रबंधित करें» है वह खुद को अधिकार नहीं दे सकता: न खुद को प्रभारी बनाता है, न ऐसी भूमिका चालू करता है जो उसके पास है।
विभाग प्रभारी समूह वाले कमांड /assign, /unassign, /delete और /workload भी इस्तेमाल करते हैं — पर सिर्फ़ अपने विभाग के समूहों में।
5सदस्य और पद
विभाग के असली सदस्य होते हैं: आप उन्हें खोज से एक-एक करके जोड़ते हैं, जुड़े हुए समूह से 📥 एक साथ आयात करते हैं, और टीम बदलने पर हटा देते हैं। एक व्यक्ति कई विभागों में हो सकता है।
यह जुड़ाव सचमुच काम आता है: शिफ़्ट और कार्य सौंपते समय यह सही लोग सुझाता है, सदस्य-सूची को विभाग के हिसाब से छानता है, और लाइब्रेरी के वे दस्तावेज़ दिखाता है जो उस विभाग के लिए रखे हैं। बिना Telegram समूह वाला विभाग भी पूरी तरह मायने रखता है: वह बॉट के भीतर मौजूद है और काम करता है।
🎭 पद विभाग की भीतरी भूमिकाएँ हैं — «संयोजक», «शिफ़्ट-कर्मी» — स्थानीय क्षमताओं के साथ: कार्य बनाना/करना/चलाना, अनुरोध, शिफ़्ट या विभाग के सदस्य सँभालना। हर विभाग में ज़्यादा से ज़्यादा 6 पद, हर व्यक्ति का एक, और विभाग के बाहर ये कोई अधिकार नहीं देते।
6इनमें अतिरिक्त क्या है
- विभाग को भेजे गए 📨 फ्रंट डेस्क के अनुरोध, जिन्हें उसी के प्रभारी निपटाते हैं।
- 🔁 विभाग के हिसाब से शिफ़्ट: हर विभाग का अपना बोर्ड।
- 📚 सुरक्षित दस्तावेज़: लाइब्रेरी की वे सामग्रियाँ जो सिर्फ़ विभाग के सदस्यों को दिखती हैं।
- 📊 विभाग के आँकड़े: स्थिति के हिसाब से सक्रिय कार्य, देरियाँ, बंद होने का औसत समय, समय-पालन %, सबसे ज़्यादा काम करने वाले और हर सदस्य का कार्यभार।
- ⚙️ हर विभाग की अपनी सेटिंग्स: समूहों में फ़ीड (महत्वपूर्ण/सब/बंद), पहली चेतावनी की सीमा के साथ समय-सीमा की चेतावनियाँ, और अपनी पसंद की आवृत्ति व समय वाला सार।
पूरे संगठन के ही बने रहते हैं: प्रस्ताव, मतदान, प्रश्नावलियाँ और कार्यक्रम।
7क्रमांक और मिटाना
कार्यों के नंबर (#1, #2, …) हर क्षेत्र के लिए अलग हैं: दो विभागों में दो कार्य #1 साथ-साथ रह सकते हैं। जब आप किसी समूह में कोई नंबर बोलते हैं, वह उसी समूह के विभाग का होता है। नंबर दोबारा इस्तेमाल नहीं होते।
🗑 किसी विभाग को मिटाना वापस नहीं लिया जा सकता: उसके कार्य सामान्य क्षेत्र में लौट आते हैं (नए क्रमांक के साथ), समूह अलग हो जाते हैं। अगर विभाग में कार्य हों तो बॉट पहले ही बता देता है और PDF निर्यात का सुझाव देता है। विभागों का क्रम बदला नहीं जा सकता और किसी कार्य को एक विभाग से दूसरे में ले जाया नहीं जा सकता।