1Là gì
Bot trong tin nhắn riêng → mở cộng đồng của bạn → nút xanh 📮 Quầy tiếp nhận, mọi thành viên đều thấy. Ba kênh, mỗi kênh một số phận:
- 💡 Đề xuất — một ý tưởng để bàn và cùng biểu quyết: nó về các nhóm bạn chọn, kèm nút «Bắt đầu biểu quyết».
- 🙋 Yêu cầu — bạn xin điều gì đó từ người quản lý (một sự cho phép, một lời giải thích, một sự can thiệp). Luôn kèm tên bạn. Không biểu quyết, không lên nhóm: nó vào hộp thư và bạn được trả lời riêng.
- 🚩 Phản ánh — bạn báo một vấn đề. Có thể ẩn danh. Cái này cũng là một hồ sơ kín.
Trong khu vực này còn có các bộ đếm của bạn, Đề xuất của tôi, bản nháp và 📫 Yêu cầu của tôi kèm lịch sử.
2Gửi một hồ sơ
- Viết nội dung trong một tin nhắn (tối đa 2000 ký tự; in đậm, in nghiêng, liên kết và emoji đều được giữ).
- Danh mục (nếu cộng đồng có tạo) hoặc ⏭ Bỏ qua.
- 📎 Tệp đính kèm (tùy chọn, tối đa 3): ảnh, video, GIF, tài liệu, âm thanh, tin nhắn thoại — 20 MB mỗi tệp.
- Chỉ với phản ánh: «🕶 Bạn muốn gửi thế nào?» — ẩn danh hay kèm tên bạn.
- 📤 Xem trước và gửi.
Giới hạn chống loạn: tối đa 3 hồ sơ đang mở cho mỗi loại với mỗi người, mỗi 60 giây gửi một lần. Và hồ sơ đã gửi thì không sửa và không xóa được: nếu sai, bạn viết lại trong một hồ sơ mới.
3Ẩn danh, nói cho sòng phẳng
- Chỉ có với phản ánh: yêu cầu thì luôn kèm tên.
- Với người quản lý, một phản ánh ẩn danh là «🕶 Ẩn danh»: không tên, không username, không ID — có tìm cũng không ra. Trong tệp CSV xuất ra, cột người gửi để trống.
- Hệ thống dù sao vẫn ghi lại ai đã gửi, để ngăn lạm dụng và để chuyển kết quả về cho bạn trong tin nhắn riêng khi hồ sơ được đóng.
4«Yêu cầu của tôi»
Lịch sử của bạn, 6 hồ sơ mỗi trang. Có năm trạng thái: 📬 Đã gửi → 👀 Đang xử lý → ✅ Được chấp nhận/Đã giải quyết hoặc ❌ Bị từ chối / 🗑 Đã lưu trữ.
Khi người quản lý đóng hồ sơ, bạn nhận một tin nhắn riêng kèm kết quả, nội dung gốc và câu trả lời của họ — bắt buộc phải viết, và bằng ngôn ngữ của bạn.
5Hộp thư của người quản lý
Đường dẫn: ⚙️ Quản lý → 📮 Quầy tiếp nhận. Khi có hồ sơ cần xử lý, nút chuyển sang xanh kèm con số. Bên trong: các bộ đếm, ba khung nhìn (Cần xử lý / Đang xử lý / Đã đóng), bộ lọc theo loại và danh mục, 🔍 tìm kiếm theo người gửi hoặc từ khóa, và xuất CSV toàn bộ lịch sử.
- 👀 Nhận xử lý là tùy chọn: nó chỉ để những người quản lý thấy ai đang lo việc này.
- Đóng hồ sơ thì luôn phải có câu trả lời viết cho thành viên (tối đa 1000 ký tự): không đóng trong im lặng được.
- Nếu hai người quản lý cùng thao tác, người thứ hai sẽ thấy «đã xử lý rồi» — thành viên không bao giờ nhận hai câu trả lời.
Cần quyền «Quản lý yêu cầu» (người sáng lập và quản trị viên mặc nhiên có). Đây là một quyền riêng: người có nó chỉ thấy Quầy tiếp nhận, không thấy thành viên hay cài đặt.
6Danh mục, phòng ban và nhóm đích
- 🏷 Danh mục (tối đa 10): những nhãn như «Bảo trì» hay «Hoàn tiền» mà thành viên chọn khi gửi và người quản lý dùng để lọc. Có thể phân loại lại bất cứ lúc nào, kể cả khi hồ sơ đã đóng.
- 🗂 Phòng ban: người viết có thể gửi hồ sơ tới đúng một phòng ban; người phụ trách phòng ban chỉ thấy hồ sơ của phòng ban mình, còn người quản lý đầy đủ thì có bộ lọc và phân phối được.
- 🔗 Nhóm đích: với mỗi kênh, bạn quyết định đề xuất sẽ về những nhóm nào và nhóm nào nhận thông báo ngắn «có yêu cầu mới» (nội dung thì luôn nằm lại trong hộp thư riêng). Mọi thứ sinh ra ở trạng thái tắt: không có gì tự bật.
7Những gì Quầy tiếp nhận KHÔNG làm
- Không có lệnh trong nhóm: nó chỉ tồn tại trong cuộc trò chuyện riêng với bot.
- Không bao giờ đăng yêu cầu và phản ánh lên nhóm, kể cả khi đã đóng.
- Không gửi thông báo riêng cho người quản lý ở từng hồ sơ: đã có huy hiệu trên nút.
- Ở đây không biểu quyết: muốn cộng đồng quyết định thì đã có đề xuất.
- Không có hội thoại qua lại: nội dung của thành viên, câu trả lời của người quản lý, hết.
- Hồ sơ đã đóng thì không mở lại.