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Guide

Guichet

Le Guichet est l'endroit depuis lequel un membre fait remonter sa voix à l'organisation : une proposition à voter, une demande aux responsables ou un signalement — anonyme si besoin. Il ne vit que dans la conversation privée avec le bot : rien n'est jamais publié dans les groupes.

1Ce que c'est

Bot en privé → ouvre ta communauté → bouton vert 📮 Guichet, visible par tous les membres. Trois canaux, chacun avec son destin :

  • 💡 Proposition — une idée à discuter et voter ensemble : elle atterrit dans les groupes choisis, avec le bouton « Lancer le vote ».
  • 🙋 Demande — tu demandes quelque chose aux responsables (une permission, une précision, une intervention). Toujours à ton nom. Ça ne se vote pas, ça ne va pas dans les groupes : ça arrive dans la boîte et on te répond en privé.
  • 🚩 Signalement — tu signales un problème. Il peut être anonyme. Lui aussi reste un dossier confidentiel.

Dans le hub tu trouves aussi tes compteurs, Mes propositions, les brouillons et 📫 Mes demandes avec l'historique.

2Envoyer un dossier

  1. Écris le texte dans un message (2000 caractères max ; gras, italique, liens et emoji sont conservés).
  2. Catégorie (si la communauté en a créé) ou ⏭ Passer.
  3. 📎 Pièces jointes (facultatives, 3 max) : photos, vidéos, GIF, documents, audio, messages vocaux — 20 Mo par fichier.
  4. Pour les signalements uniquement : « 🕶 Comment veux-tu l'envoyer ? » — anonyme ou à ton nom.
  5. 📤 Aperçu et envoi.

Limites anti-chaos : maximum 3 dossiers ouverts par type chacun, un envoi toutes les 60 secondes. Et un dossier envoyé ne se modifie ni ne se supprime : si tu t'es trompé, tu l'écris dans un nouveau.

3L'anonymat, dit honnêtement

  • Disponible uniquement pour les signalements : les demandes sont toujours à ton nom.
  • Pour les responsables, un signalement anonyme est « 🕶 Anonyme » : pas de nom, pas de pseudo, pas d'ID — même pas en cherchant. Dans l'export CSV, la colonne expéditeur est vide.
  • Le système enregistre quand même qui a envoyé, pour prévenir les abus et pour te remettre le résultat en privé quand le dossier est clos.
Anonyme veut dire anonyme vis-à-vis des responsables, pas « non tracé ». Le bot te le dit clairement au moment de l'envoi.

4« Mes demandes »

Ton historique, 6 dossiers par page. Il y a cinq états : 📬 Envoyée → 👀 En cours → ✅ Acceptée/Résolue ou ❌ Refusée / 🗑 Archivée.

Quand les responsables clôturent, tu reçois un message privé avec le résultat, ton texte d'origine et leur réponse — obligatoire, et écrite dans ta langue.

5La boîte des responsables

Chemin : ⚙️ Gestion → 📮 Guichet. Avec des dossiers à traiter, le bouton devient vert avec le nombre. Dedans : compteurs, trois vues (À traiter / En cours / Clos), filtres par type et catégorie, 🔍 recherche par expéditeur ou mot, et export CSV de tout l'historique.

  • 👀 Prendre en charge est facultatif : ça sert seulement à voir entre responsables qui s'en occupe.
  • La clôture demande toujours la réponse écrite au membre (1000 caractères max) : rien ne se clôt en silence.
  • Si deux responsables agissent en même temps, le second trouve « déjà traité » — le membre ne reçoit jamais une double réponse.

Il faut la permission « Gérer les demandes » (fondateur et admins l'ont de fait). C'est une permission séparée : qui l'a ne voit que le Guichet, pas les membres ni les paramètres.

6Catégories, départements et groupes de destination

  • 🏷 Catégories (10 max) : des étiquettes comme « Maintenance » ou « Remboursements » que le membre choisit à l'envoi et avec lesquelles les responsables filtrent. Reclassables à tout moment, même sur un dossier clos.
  • 🗂 Départements : qui écrit peut adresser le dossier à un département précis ; les responsables de département ne voient que les dossiers du leur, les responsables pleins ont le filtre et peuvent réorienter.
  • 🔗 Groupes de destination : pour chaque canal tu décides dans quels groupes vont les propositions et quels groupes reçoivent le bref avis « nouvelle demande » (le contenu reste toujours dans la boîte privée). Tout naît éteint : rien ne s'active tout seul.

7Ce que le Guichet ne fait PAS

  • Aucune commande de groupe : il n'existe que dans la conversation privée avec le bot.
  • Il ne publie jamais les demandes et signalements dans les groupes, même clos.
  • Il n'envoie pas de notification privée aux responsables à chaque dossier : il y a le badge sur le bouton.
  • Ça ne se vote pas : pour faire décider la communauté, le bon canal est la proposition.
  • Pas de conversation aller-retour : le texte du membre, la réponse des responsables, point.
  • Un dossier clos ne se rouvre pas.