Tavora

Guide

Planning

Le planning couvre des créneaux de travail avec les bonnes personnes : accueil, nuits, banquets, ouvertures et fermetures. Un créneau, c'est un jour, une étiquette, un horaire (même à cheval sur minuit) et combien de personnes il faut — avec un tableau qui te montre les trous d'un coup d'œil.

1Ce que c'est

Tavora traite le planning avec une liberté totale : un créneau, c'est un jour, une étiquette (« Accueil », « Garde »), un horaire — même à cheval sur minuit, genre 22–6, ou sans horaire pour les créneaux à la journée — et combien de personnes il faut (de 1 à 8).

La personne attribuée reçoit un avis en privé, retrouve ses créneaux dans le calendrier de l'organisation et dans son agenda personnel, et les rappels arrivent tout seuls.

2Où et pour qui

  • En privé : accueil de l'organisation → ⚙️ Gestion → Planning.
  • Dans les groupes reliés : /shifts (aujourd'hui et demain) et /shiftsweek (toute la semaine, en lecture seule). Si le groupe appartient à un département, il ne montre que le planning de ce département.

Le tableau s'ouvre à l'équipe, à qui a la permission « Gérer le planning » (les mêmes pouvoirs que l'équipe sur le planning, dans toutes les zones), aux responsables de département, à qui a une fonction avec « gérer le planning » et à qui appartient à un département qui utilise le planning.

3Le tableau

  • Semaine : les sept jours, une ligne chacun, avec l'état de chaque jour sur les boutons.
  • Mois : la grille du calendrier, avec le bouton « 📆 Semaine / 🗓 Mois ».
  • Les places non couvertes sont marquées 📭 — dans le tableau, sur les boutons des jours et dans la fiche du créneau.
  • Les couleurs des jours parlent d'elles-mêmes : rouge = jour avec des trous à combler (ça l'emporte même sur « aujourd'hui »), vert = jour couvert, bleu = aujourd'hui.

📊 Récapitulatif fait les comptes : combien de créneaux chacun a faits, mois par mois. Et 📋 Copier la semaine dernière refait la semaine avec les personnes déjà dedans — ensuite tu corriges ce qu'il faut.

4Créer et attribuer

Créer

  • Avec les créneaux types (les tampons réutilisables) : « Matin 6–14 », « Nuit 22–6 ». Tu les crées une fois et ensuite tu génères un créneau d'une pression. Maximum 12 créneaux types par organisation.
  • En écrivant une ligne : « Nuit 22-6 », « Garde x2 », « Ouverture 8:30-13 ».

Attribuer

  • Le sélecteur « Qui est de service ? » d'un créneau de département ne propose que les membres de ce département ; un créneau de la Zone générale propose toute la communauté. Dedans il y a 🔍 Rechercher par @pseudo ou ID.
  • 🙋 Je le prends : les membres peuvent combler les trous d'eux-mêmes — et ça s'active ou se désactive zone par zone : la Zone générale et chaque département décident chacun de leur côté.
  • Échanges de créneau : tu proposes l'échange à une personne précise (qui accepte ou refuse depuis son privé) ou tu ouvres le créneau à tous (« je le couvre »). Seulement sur tes propres créneaux.

5Un tableau par département

Avec les départements activés, chaque département a son planning, plus une Zone générale pour l'équipe. Sur le tableau, le bouton 🗂 Changer de zone passe d'un département à l'autre ; avec un seul département le sélecteur est sauté.

Les créneaux de département s'attribuent uniquement aux membres du département : si le département est vide, le bot te le dit et t'indique où les ajouter (Gestion → Départements → le département → 🧑‍🤝‍🧑 Membres).

6IA Planning

Depuis le tableau, les responsables trouvent 🤖 IA Planning : un assistant qui travaille sur le planning en te parlant normalement. Il sait lister créneaux et trous, créer des créneaux (« crée Nuit 22-6 pour samedi »), attribuer et retirer des personnes (avec l'avis en privé), copier la semaine dernière, gérer les créneaux types et sortir le récapitulatif mensuel par personne.

  • Qui peut l'utiliser : seulement les responsables — équipe, « Gérer le planning » (toutes les zones) et responsables de département (les leurs uniquement). Les membres ordinaires ne la voient pas.
  • Les actions sont immédiates et le résultat est toujours celui, réel, des outils ; supprimer un créneau avec des personnes dedans exige ta confirmation explicite.
  • Les créneaux de département s'attribuent uniquement aux membres du département, comme dans le sélecteur manuel.
  • Limite : 30 demandes par jour et par organisation.

7Rappels et limites

Rappels automatiques : 24 heures avant et 1 heure avant le créneau (pour les créneaux à la journée, le matin).

Limites honnêtes : de 1 à 8 personnes par créneau. Par choix, il n'existe pas de disponibilités déclarées à l'avance, pas de comptage des heures travaillées et pas de validation des échanges par le responsable.