1คืออะไร
แผนกเป็นเรื่อง ไม่บังคับ: ถ้าไม่มี ทุกอย่างก็ทำงานแบบคลาสสิก (งานชุดเดียวสำหรับทั้งชุมชน) พอคุณสร้าง แผนกแรก ระบบงานจะเปลี่ยนเป็นโหมด «แยกตามพื้นที่»: เมนูกิจกรรมจะแสดงตัวเลือก และแต่ละพื้นที่มีกระดาน การตรวจทาน และสถิติของตัวเอง
งานที่ไม่สังกัดแผนกไหนเลยจะอยู่ใน พื้นที่ทั่วไป ซึ่งเห็นได้เฉพาะในแชทส่วนตัว: มันไม่มีกลุ่ม จึงไม่มีฟีดและไม่มีสรุปย่อ — เป็นบ้านของงานที่คร่อมหลายแผนก
2สร้างและดูแล
จาก ⚙️ การจัดการ → 🗂 แผนก: คนที่เข้าได้คือทีมงานหรือผู้ที่มีสิทธิ์ «จัดการแผนก» ด้วย ➕ แผนกใหม่ คุณตั้งชื่อ (สูงสุด 60 อักขระ) แล้วจะใส่อิโมจิเป็นไอคอนก็ได้ สูงสุด 20 แผนก ต่อองค์กร
ในการ์ดของแผนกมี: ✏️ เปลี่ยนชื่อ 😀 อิโมจิ 👥 กลุ่ม 🎖 ผู้ดูแล 🛡 สิทธิ์ 🗑 ลบ และมีทางลัดจากข้างในด้วย: เมนูกิจกรรม → แผนกนั้น → 🗂 ดูแลแผนก
3กลุ่มของแผนก
จากแผนก → 👥 กลุ่ม คุณกำหนดกลุ่มที่เชื่อมไว้ด้วยการแตะครั้งเดียว: ✅ = อยู่ในแผนกนี้ ⬜ = ยังว่าง 🔒 = แผนกอื่นเอาไปแล้ว กฎสำคัญคือ หนึ่งกลุ่มสังกัดได้มากสุดหนึ่งแผนก
- ในกลุ่มของแผนกหนึ่ง จะเห็นเฉพาะงานของแผนกนั้น: กระดาน ฟีด สรุปย่อ และคำสั่งทั้งหมดแสดงเฉพาะงานของมัน
- กลุ่มที่ไม่มีแผนก = งานถูกปิด (ในองค์กรที่มีอย่างน้อยหนึ่งแผนก): คำสั่งเกี่ยวกับงานจะเงียบไปจนกว่าแอดมินจะกำหนดแผนกให้กลุ่มนั้น
4ผู้ดูแลและสิทธิ์
ภายในแผนกหนึ่ง คนที่ สร้าง คนที่ ลงมือทำ และคนที่ ดูแล อาจเป็นคนละคนกันก็ได้
- 🎖 ผู้ดูแลรายบุคคล: คุณแต่งตั้งจากรายชื่อสมาชิก (มีช่องค้นหา); คนที่ถูกแต่งตั้งหรือถูกถอดจะได้รับข้อความส่วนตัวในภาษาของตัวเอง
- 🎭 ผู้ดูแลตามบทบาท: คุณเปิดใช้บทบาทที่กำหนดเอง แล้วใครก็ตามที่มีบทบาทนั้นจะได้ดูแลแผนก — ใครเข้าสู่บทบาทก็กลายเป็นผู้ดูแลเอง ใครหลุดจากบทบาทก็เลิกเป็น เป็นทางที่เหมาะเมื่อผู้รับผิดชอบเปลี่ยนบ่อย
- 🛡 สิทธิ์ สองคันโยกแยกกัน: 📝 สร้างงาน (สมาชิกทุกคน / เฉพาะบทบาทที่เลือก) และ 🔧 ลงมือทำงาน (เช่นเดียวกัน) แผนกใหม่เริ่มต้นด้วย «สร้าง: เฉพาะบทบาทที่เลือก โดยยังไม่ได้เลือกใคร» และ «ลงมือทำ: ทุกคน»
ทีมงานข้ามข้อจำกัดได้เสมอ คนที่สร้างงานและคนที่ถูกมอบหมายงานนั้นทำงานกับมันได้เสมอ ส่วนคนที่มีแค่ «จัดการแผนก» ให้อำนาจตัวเองไม่ได้: เขาแต่งตั้งตัวเองเป็นผู้ดูแลไม่ได้ และเปิดใช้บทบาทที่ตัวเองมีอยู่ก็ไม่ได้
ผู้ดูแลแผนกใช้ คำสั่งในกลุ่ม /assign, /unassign, /delete และ /workload ได้ด้วย — แต่เฉพาะในกลุ่มของแผนก ตัวเอง เท่านั้น
5สมาชิกและตำแหน่ง
แผนกหนึ่งมี สมาชิกจริง ๆ: คุณเพิ่มทีละคนด้วยการค้นหา 📥 นำเข้าจากกลุ่ม ที่เชื่อมไว้ทีเดียวทั้งหมด และถอดออกเมื่อพวกเขาย้ายทีม คนหนึ่งอยู่ได้หลายแผนก
การสังกัดแผนกมีประโยชน์จริง: มันเสนอคนที่ใช่ตอนคุณจัดกะและมอบหมายงาน กรองรายชื่อสมาชิกตามแผนก และแสดงเอกสารในคลังเอกสารที่สงวนไว้ให้แผนกนั้น แผนกที่ ไม่มีกลุ่ม Telegram ก็สมเหตุสมผลเต็มที่: มันมีอยู่และทำงานอยู่ในบอท
🎭 ตำแหน่ง คือบทบาทภายในของแผนก — «ผู้ประสานงาน», «คนเข้ากะ» — พร้อมความสามารถ เฉพาะที่: สร้าง/ลงมือทำ/ดูแลงาน จัดการคำขอ กะทำงาน หรือสมาชิกของแผนก สูงสุด 6 ตำแหน่งต่อแผนก คนละหนึ่งตำแหน่ง และไม่ให้อำนาจใด ๆ นอกแผนกเลย
6มีอะไรเพิ่มขึ้นบ้าง
- 📨 คำขอในศูนย์รับเรื่อง ที่ส่งถึงแผนกนั้น จัดการโดยผู้ดูแลของแผนกเอง
- 🔁 กะทำงานแยกตามแผนก: แต่ละแผนกมีกระดานของตัวเอง
- 📚 เอกสารสงวน: ทรัพยากรในคลังเอกสารที่เห็นได้เฉพาะสมาชิกของแผนก
- 📊 สถิติของแผนก: งานที่ยังทำอยู่แยกตามสถานะ ความล่าช้า เวลาปิดงานเฉลี่ย เปอร์เซ็นต์การตรงเวลา คนที่ทำงานได้มากที่สุด และภาระงานรายคน
- ⚙️ การตั้งค่ารายแผนก: ฟีดในกลุ่ม (เฉพาะสำคัญ/ทั้งหมด/ปิด) การเตือนกำหนดส่งพร้อมเกณฑ์ของการเตือนครั้งแรก และสรุปย่อพร้อมความถี่และเวลาที่เลือกได้
สิ่งที่ยังเป็นขององค์กรทั้งหมด: ข้อเสนอ การลงมติ แบบสอบถาม และกิจกรรม
7การนับเลขและการลบ
หมายเลขของงาน (#1, #2, …) เป็นอิสระต่อกันในแต่ละพื้นที่: สองแผนกมีงาน #1 อยู่ด้วยกันได้ เมื่อคุณเอ่ยถึงหมายเลขในกลุ่มหนึ่ง มันหมายถึงแผนกของกลุ่มนั้น หมายเลขจะไม่ถูกนำกลับมาใช้ซ้ำ
🗑 การลบแผนก ย้อนกลับไม่ได้: งานของมันจะกลับไปอยู่ในพื้นที่ทั่วไป (โดยเรียงเลขใหม่) และกลุ่มจะถูกปลดออก ถ้าแผนกยังมีงานอยู่ บอทจะบอกคุณก่อนและเสนอให้ส่งออกเป็น PDF จัดเรียงลำดับแผนกใหม่ไม่ได้ และย้ายงานจากแผนกหนึ่งไปอีกแผนกก็ไม่ได้