Tavora

Leitfaden

Aufgaben — Privat

Das Menü Aufgaben im privaten Chat mit dem Bot: geführtes Anlegen, Board, Live-Dashboard, Statistiken und signierter Export — mit Arbeitsbereichen, wenn die Organisation Abteilungen nutzt, und Aufgaben, die sich von selbst wiederholen.

2Eine Aufgabe anlegen

Aufgabe anlegen → Titel → zwei Wege: Sofort anlegen (mittlere Priorität, ohne Frist) oder Details für Beschreibung, Priorität 🔴🟡🟢, Frist (Schnellvorgaben oder getipptes Datum, auch mit Uhrzeit) und Anhänge. Bei jedem Schritt kannst du zurück, ohne etwas zu verlieren.

Du kannst eine Aufgabe auch aus dem 🗓 Kalender anlegen: öffne einen Tag → ➕ Hinzufügen → der Tag ist schon gesetzt und die Uhrzeit wählst du per Button.

3Die Aufgabenkarte

Jede Aufgabe hat ihre Karte: Titel und Nummer (#42), Status (📭 offen · ▶️ in Arbeit · 🚧 blockiert mit Grund · ✅ erledigt), Priorität, Frist, Zuständige, Checklisten-Fortschritt, Notizen und Anhänge.

Die Buttons folgen Status und Berechtigungen: übernehmen, erledigen, blockieren/freigeben, dann Notizen, Checkliste, ändern, zuweisen, Anhänge, löschen. Wer die Aufgabe erstellt hat und wer ihr zugewiesen ist, kann sie immer bearbeiten.

4Board, Zeitachse und Ansichten

  • Board — Abschnitte mit Tabellen: „Überfällig“ immer oben, dann Offen, In Arbeit, In Prüfung und Blockiert. Jede Zeile: Nummer, Priorität, vollständiger Titel, Zuständige, wer sie angelegt hat, und Fortschritt; die Gründe der Blockaden ausführlich darunter. Filter nach Status und Priorität, eingebaute Suche, Nummern-Buttons immer der Reihe nach.
  • Zeitachse — nach Frist sortiert, in Fenstern von 14 Tagen, mit dem Anhang „ohne Frist“.
  • Auslastung (für Verantwortliche) — Last je Mitglied mit Ampel 🟢🟡🔴, Verzögerungen und Blockaden, Filter „🎯 Wer hat frei“ und Rollenfilter.
  • Live-Dashboard — Übersicht, die sich alle 2 Minuten aktualisiert: Zähler, Organisationsindex, nächste Fristen, Top der Woche. Du kannst es in eine Gruppe schicken und anpinnen.
Tipp: eine private Gruppe für die Verantwortlichen mit angepinntem Dashboard = ständiger Überblick, ohne die Arbeitsgruppen zu stören.

5Daran arbeiten

  • Checkliste — Punkte einzeln (oder im Block) abhaken, mit dem Fortschritt auf der Karte.
  • Notizen — öffentlich oder 🔒 privat (nur wer sie schreibt, sieht sie), mit Formatierung.
  • Stoppuhr — bei einer Aufgabe in Arbeit: starten, ansehen, stoppen. Die Zeit bleibt auf der Karte.
  • ⏰ Persönliche Erinnerungen — 1 Tag vorher, zur Frist, 24 Std. danach oder ein Datum deiner Wahl. Nur du bekommst sie.

6Wiederholbar, geplant, Prüfung

  • Wiederholbare Aufgabe — eine dauerhaft offene Aufgabe, die Erledigungen sammelt (z. B. „wöchentliche Reinigung“): jedes Mal, wenn sie erledigt wird, zählt sie und bleibt bestehen.
  • 📅 Geplante Aufgaben — eine Aufgabe, die sich wiederholt: in bestimmten Abständen legt der Bot von selbst eine neue an („jeden Montag um 9: Kassenkontrolle“). Sie lassen sich pausieren und wieder aktivieren; eine zu löschen berührt die bereits entstandenen Aufgaben nicht.
  • Prüfung — nutzt der Bereich sie, geht eine erledigte Aufgabe erst über die Verantwortlichen: sie geben sie frei oder schicken sie mit Begründung zurück.
  • Sichtbarkeit nach Rolle — eine Aufgabe kann nur für bestimmte Rollen sichtbar sein (z. B. nur die Referenten).

7Statistiken

  • Meine Statistiken — zugewiesen, erledigt, überfällig, mittlere Zeit, Pünktlichkeit.
  • Wochenrangliste — wer in den letzten 7 Tagen am meisten erledigt hat, 🥇🥈🥉.
  • Organisationsindex — Punktzahl 0–100, die eingehaltene Fristen, Erledigungen, Tempo und Zuweisungen gewichtet.

8PDF-Export

Mit der Berechtigung Daten exportieren: aktive Aufgaben, erledigte oder vollständiger Bericht, mit digitaler RSA-Signatur, die die Unversehrtheit garantiert.

Real sample

Here's a full ZIP export the bot produces for tasks. Download it to see the PDF, the report structure and the RSA digital signature.

ZIP Task Report PDF with task summary (active/completed/overdue), organization index, weekly ranking and per-task details. RSA-signed. Download sample

9Einstellungen

Für alle, die den Bereich verwalten. Drei Hebel, dazu deine persönlichen Benachrichtigungen:

  • 📡 Feed in den Gruppen — 📌 nur wichtige Ereignisse · 📢 alles · 🔇 nichts.
  • 🚨 Fristwarnungen — ansteigende Warnungen bei überfälligen Aufgaben, mit der Schwelle der ersten Warnung nach deiner Wahl. Sie landen in den Gruppen des Bereichs, nie in DMs.
  • 📰 Zusammenfassung — regelmäßige Übersicht in den Gruppen, mit Häufigkeit und Uhrzeit nach Wahl. An Tagen ohne Neues geht sie einfach nicht raus.
  • Persönliche Benachrichtigungen — für DEINE Aufgaben privat: Morgenübersicht, sofort bei jedem Ereignis, oder aus.

Mit Abteilungen hat jeder Bereich seine eigenen Einstellungen.