Tavora

Panduan

Tugas — di privat

Modul Tugas dalam obrolan pribadi dengan bot: pembuatan terpandu, board terorganisir, dashboard langsung, statistik, ekspor PDF bertanda tangan. Untuk yang ingin mengelola keputusan eksekutif secara metodis.

2Buat tugas

Tekan Buat tugas dan tulis judul (maksimal 300 karakter). Setelah itu ada dua jalur:

  • Buat tugas — buat segera dengan prioritas sedang dan tanpa tenggat
  • Detail — sesuaikan dengan deskripsi (maks. 2000 karakter), prioritas, tenggat, lampiran

Prioritas: Tinggi (🔴), Sedang (🟡), Rendah (🟢).

Tenggat: pilih dari preset cepat (besok, dalam 3 hari, dalam 1 minggu) atau tulis tanggal dalam format DD/MM/YYYY atau DD/MM/YYYY HH:MM untuk menyertakan jam.

💡 Tombol «⬅️ Kembali» di setiap langkah wizard: jika Anda salah di langkah mana pun (judul, deskripsi, prioritas, tenggat, lampiran) Anda dapat kembali tanpa kehilangan data yang sudah dimasukkan.

Formulir pembuatan tugas terperinci dengan prioritas, tenggat, dan lampiran
Formulir pembuatan tugas terperinci dengan prioritas, tenggat, dan lampiran

3Kartu tugas

Setiap tugas direpresentasikan oleh kartu yang menampilkan:

  • Judul dan ID (mis. #42)
  • Deskripsi (1000 karakter pertama)
  • Status: 📭 Terbuka, ▶️ Sedang berlangsung, 🚧 Diblokir (dengan alasan dalam daftar ringkas), ✅ Selesai
  • Prioritas dengan warna
  • Tenggat (dengan ⚠️ jika lewat batas)
  • Multi-penerima tugas — semua dicantumkan di kartu. Dalam tampilan ringkas (board, mytasks) maks 2 + penghitung +N
  • Kemajuan daftar periksa (mis. 3/5) — terlihat baik di teks maupun di tombol
  • Penghitung catatan publik 💬 (N) — menunjukkan berapa banyak catatan publik (yang pribadi tetap hanya terlihat oleh penulis)
  • Jumlah lampiran

Tombol berubah berdasarkan status dan izin:

  • Terbuka, tanpa penerima — Ambil (memerlukan izin «Buat tugas» atau «Manajemen tugas», di samping founder/admin)
  • Terbuka, dengan penerima — Selesaikan, Blokir
  • Sedang berlangsung — Selesaikan, Blokir, Pencatat waktu
  • Diblokir — Selesaikan, Buka blokir
  • Selesai — tidak ada tindakan status

Selalu terlihat (jika Anda memiliki izin):

  • Catatan — tambahkan atau baca catatan
  • Daftar periksa — kelola daftar periksa
  • Edit — ubah judul, deskripsi, prioritas, tenggat
  • Lampiran — lihat lampiran
  • Tetapkan — tetapkan ke anggota lain
  • Hapus — hapus tugas (hanya pembuat atau pengelola)
Kartu tugas dengan semua detail: status, prioritas, tenggat, penerima tugas, daftar periksa, catatan, lampiran
Kartu tugas dengan semua detail: status, prioritas, tenggat, penerima tugas, daftar periksa, catatan, lampiran

4Board

Board menampilkan semua tugas komunitas dikelompokkan berdasarkan status: 📭 Terbuka, ▶️ Sedang berlangsung, 🚧 Diblokir, ✅ Selesai.

Filter: berdasarkan status (semua aktif / hanya terbuka / hanya sedang berlangsung) dan prioritas (semua / tinggi / sedang / rendah).

8 tugas per halaman di privat. Tekan ID tugas untuk membuka kartu.

Tampilan Board dengan tugas yang diorganisir dalam kolom status
Tampilan Board dengan tugas yang diorganisir dalam kolom status

Alasan pemblokiran terlihat: tugas dengan status 🚧 Diblokir menampilkan alasan langsung di baris (dipotong menjadi 100 karakter jika sangat panjang, buka kartu untuk teks lengkap).

5Timeline

Tampilan waktu tugas komunitas, diurutkan berdasarkan tenggat. Tersedia baik di privat maupun di grup (dengan perintah /timeline).

  • Pagination: 14 hari per halaman, navigasi dengan ◀ Sebelumnya / Berikutnya ▶
  • Layout bersih: setiap hari memiliki tajuk di luar blockquote, dan tugas hari itu (dengan penerima tugas dan lencana BLOCKED jika relevan) dikumpulkan dalam blockquote di bawahnya
  • Bagian "Tanpa tenggat": tugas tanpa tenggat muncul di akhir dengan tajuk sendiri
  • Spasi antar kategori: baris kosong memisahkan setiap hari dan bagian tanpa tenggat untuk keterbacaan

Di privat, akses Timeline dari menu Tugas. Hanya yang dapat membuat tugas yang dapat melihatnya.

Timeline — tugas diurutkan berdasarkan tenggat dalam jendela 14 hari dengan bagian tanpa tenggat
Timeline — tugas diurutkan berdasarkan tenggat dalam jendela 14 hari dengan bagian tanpa tenggat

6Workload

Panel beban kerja anggota komunitas. Hanya untuk yang memiliki izin «Manajemen tugas» (founder, admin atau peran dengan manage_tasks).

Untuk setiap anggota menampilkan:

  • Lampu lalu lintas absolut — 🟢 0–2 tugas · 🟡 3–5 · 🔴 6+ (beban efektif, bukan relatif)
  • Bilah visual proporsional terhadap maksimum komunitas
  • Pemecahan berdasarkan prioritas — berapa 🔴 high, 🟡 medium, 🟢 low
  • Peringatan ⚠️ tugas terlambat · 🚧 diblokir
  • Lencana peran 👑 founder · 🛡 admin · kustom

Tombol interaktif:

  • 🎯 Siapa yang luang (hijau) — saklar filter: hanya menampilkan anggota dengan 0 tugas aktif. Klik lagi untuk kembali ke tampilan penuh.
  • 🔄 Refresh (biru) — muat ulang dengan filter saat ini
  • Filter peran siklik — berpindah antara Semua → Founder → Admin → Member → peran kustom komunitas. Hanya menampilkan peran yang benar-benar ada di antara anggota.

Pagination: 15 anggota per halaman dengan tombol ◀ Sebelumnya / N/M / Berikutnya ▶. Total di footer selalu mengacu ke seluruh komunitas yang difilter, bukan hanya halaman yang terlihat.

Workload — lampu lalu lintas, pemecahan berdasarkan prioritas, filter peran siklik dan pagination
Workload — lampu lalu lintas, pemecahan berdasarkan prioritas, filter peran siklik dan pagination

7Dashboard langsung

Dashboard adalah panel ringkasan yang otomatis diperbarui setiap 2 menit. Menampilkan:

  • Hitungan tugas: aktif, sedang berlangsung, terlambat, selesai hari ini
  • Indeks organisasi (skor 0-100) dengan bilah visual
  • Tenggat mendatang: 3 tugas berikutnya yang akan jatuh tempo
  • Tugas diblokir: 3 tugas pertama yang diblokir dengan alasan pemblokiran
  • Top minggu: siapa yang menyelesaikan paling banyak tugas

Anda dapat mengirim dashboard ke grup dan menyematkannya: ia diperbarui otomatis setiap 2 menit, memberi pimpinan pengawasan konstan tanpa perlu mencari secara manual.

Tips: buat grup Telegram pribadi untuk pengelola (mis. founder dan admin) dan kirim dashboard ke sana. Pimpinan memiliki visibilitas tanpa mengganggu grup operasional.
Dashboard langsung: hitungan, indeks organisasi, tenggat mendatang, top minggu
Dashboard langsung: hitungan, indeks organisasi, tenggat mendatang, top minggu

8Daftar periksa

Setiap tugas dapat memiliki daftar periksa dengan maksimum 30 item, masing-masing maks. 500 karakter.

  • Tambah item: tulis satu atau lebih item, satu per baris (Shift+Enter untuk baris baru). Koma dalam teks BUKAN pemisah — kalimat seperti "Send invoice, then ship" tetap menjadi satu item.
  • Saklar: tekan item untuk menandai selesai/belum
  • Centang/Hilangkan centang semua: tombol cepat untuk menandai semua atau tidak satu pun
  • Hapus item: buka detail item dan tekan Hapus

Kemajuan daftar periksa (mis. 4/6) terlihat baik di teks kartu maupun di tombol «Daftar periksa (4/6)».

Tampilan daftar periksa dengan item yang dicentang, tombol angka, dan kemajuan
Tampilan daftar periksa dengan item yang dicentang, tombol angka, dan kemajuan

9Catatan

Setiap tugas dapat memiliki hingga 50 catatan, masing-masing maks. 2000 karakter. Dua jenis:

  • Catatan publik — terlihat oleh semua anggota dengan akses ke tugas
  • Catatan pribadi 🔒 — hanya terlihat oleh penulisnya, tidak ada orang lain (bahkan pengelola atau penerima tugas)

Catatan dipaginasi (5 per halaman) dan menampilkan penulis, tanggal, dan jenis. Pemformatan Telegram didukung.

Bagian catatan tugas dengan catatan publik dan pribadi
Bagian catatan tugas dengan catatan publik dan pribadi

10Pencatat waktu

Saat tugas "Sedang berlangsung", Anda dapat memulai pencatat waktu untuk melacak waktu kerja efektif:

  • Mulai pencatat waktu — mulai menghitung
  • Lihat waktu — menampilkan waktu yang terkumpul sampai sekarang
  • Stop — hentikan hitungan

Total waktu yang terkumpul terlihat di kartu tugas. Berguna untuk rekap dan untuk statistik kecepatan penyelesaian.

Pencatat waktu tugas berjalan dengan waktu terkumpul yang terlihat
Pencatat waktu tugas berjalan dengan waktu terkumpul yang terlihat

11Statistik

Dari menu Statistik Anda mengakses tiga tampilan:

  • Statistik saya: tugas yang ditugaskan, diselesaikan, aktif, terlambat, waktu rata-rata penyelesaian, persentase pengiriman tepat waktu
  • Peringkat mingguan: peringkat anggota berdasarkan tugas yang diselesaikan dalam 7 hari terakhir. 🥇🥈🥉 untuk tiga teratas
  • Indeks organisasi: skor 0-100 dengan bobot: 40% kepatuhan tenggat, 30% tugas selesai, 20% kecepatan penyelesaian, 10% tugas dengan penerima tugas
Statistik pribadi, peringkat mingguan, dan indeks organisasi
Statistik pribadi, peringkat mingguan, dan indeks organisasi

12Ekspor PDF

Jika Anda memiliki izin Ekspor data, Anda dapat mengekspor tugas ke PDF. Pilih jenis ekspor:

  • Tugas aktif
  • Tugas selesai
  • Laporan lengkap

Pilih rentang ID (maks. 20 tugas per ekspor). PDF mencakup detail lengkap setiap tugas dan tanda tangan digital RSA SHA-256 untuk menjamin integritas dan keaslian.

Real sample

Here's a full ZIP export the bot produces for tasks. Download it to see the PDF, the report structure and the RSA digital signature.

ZIP Task Report PDF with task summary (active/completed/overdue), organization index, weekly ranking and per-task details. RSA-signed. Download sample

13Pengaturan Tugas

Dari menu Pengaturan (dapat diakses oleh yang memiliki izin Manajemen tugas) Anda mengelola semua yang berkaitan dengan notifikasi, feed di grup, dan peringatan otomatis.

📢 Notifikasi pribadi (DM di obrolan pribadi)

Mengontrol apa yang bot kirim kepada Anda secara pribadi tentang tugas Anda. Tiga mode bergulir:

  • 📰 Ringkasan — satu pesan per hari pada pukul 8:00 waktu lokal komunitas dengan ringkasan (lihat di bawah)
  • ⚡ Segera — DM untuk setiap peristiwa di tugas Anda: penugasan baru, penyelesaian, blokir/buka blokir, perubahan tenggat, penambahan catatan, eskalasi
  • 🔇 Mati — tidak ada DM otomatis. Anda melihat pembaruan hanya saat membuka bot secara manual

📡 Feed di grup

Memutuskan apa yang bot publikasikan otomatis di grup yang ditautkan ke komunitas. Tiga mode:

  • 📌 Penting — hanya peristiwa utama: pembuatan tugas, penyelesaian, pemblokiran dengan alasan, penghapusan
  • 📢 Semua — setiap pembaruan masuk ke grup (perubahan deskripsi, prioritas, tenggat, catatan, daftar periksa)
  • 🔇 Mati — bot tidak memublikasikan apa pun secara otomatis di grup. Kartu tugas hanya tampil saat diminta dengan /board, /task, /timeline

🚨 Peringatan tenggat (eskalasi)

Saklar on/off di tingkat komunitas. Saat aktif, bot mengirim peringatan progresif tentang tugas yang lewat tenggat:

  • Tugas lewat tenggat 24 jam → peringatan dipublikasikan di grup yang ditautkan
  • Tugas lewat tenggat 3 hari → DM kepada pengelola tugas komunitas dengan daftar tugas yang lewat tenggat

Saat nonaktif, tidak ada peringatan otomatis: tugas yang lewat tenggat hanya terlihat saat membuka /board atau /workload.

📅 Apa yang ada di ringkasan harian

Jika Anda memiliki notifikasi Ringkasan, setiap pagi pukul 8:00 waktu lokal komunitas Anda menerima ringkasan (maks. 5 item per kategori):

  • 📥 Tugas baru yang ditugaskan kepada Anda sejak ringkasan terakhir
  • ✅ Tugas yang Anda selesaikan kemarin
  • ⚠️ Tugas yang jatuh tempo hari ini
  • 🔥 Tugas yang sudah lewat tenggat
  • 📅 3 tenggat mendatang yang paling dekat

Jika tidak ada hal baru di kategori mana pun, ringkasan tidak dikirim (nol spam di hari-hari sepi).

⏰ Pengingat pribadi per tugas

Selain notifikasi sistem, pada setiap tugas individu Anda dapat mengatur pengingat pribadi. Buka kartu tugas → tombol ⏰ Pengingat → pilih:

  • 1 hari sebelum tenggat
  • Tepat waktu tenggat
  • 24 jam setelah tenggat (eskalasi pribadi)
  • Kustom — tanggal dan waktu pilihan Anda

Pengingat bersifat pribadi: hanya Anda yang menerima. Otomatis dihapus jika tugas dihapus atau tenggatnya dibatalkan.