Tavora

Panduan

Usulan dan agenda

Usulan adalah cara utama untuk membawa ide ke pemungutan suara. Sebuah usulan tunggal, atau Agenda dengan beberapa item yang dapat dipilih secara berurutan.

1Usulan tunggal vs Agenda

Saat Anda membuka menu Buat usulan, bot menanyakan apa yang ingin Anda buat:

Single proposal

An idea or request to bring to the group. Examples: "approve purchase X", "change a rule", "choose between two options". Members can comment; managers decide whether to start the vote.

Agenda (multi-item)

A session with multiple items to decide together — ideal for live meetings: assemblies, councils, editorial. You prep the outline, run item by item, each item is voted on its own.

2Wizard pembuatan (8 langkah)

Dari beranda komunitas, pilih Usulan baru:

  1. Pilih jenis (tunggal atau agenda)
  2. Tulis judul (minimal 3 karakter)
  3. Tulis deskripsi (minimal 10 karakter, opsional untuk item agenda) dengan dukungan format Telegram
  4. Tambahkan lampiran (opsional, maks. 3 per usulan): foto, video, GIF, dokumen, stiker, pesan suara, audio, video note
  5. Lihat pratinjau seluruh konten. Teks tidak dapat diubah setelah dikirim — periksa dengan teliti
  6. Pilih grup mana yang akan dikirimi usulan (grup yang tidak diaktifkan muncul dengan gembok)
  7. Kirim — usulan tiba di grup yang dipilih dengan tombol "Mulai pemungutan suara"
  8. Konfirmasi — Anda melihat usulan diarsipkan di "Usulan saya"
Wizard pembuatan usulan dengan pratinjau dan pemilihan grup target
Wizard pembuatan usulan dengan pratinjau dan pemilihan grup target

3Draf: simpan dan lanjutkan

Tidak wajib menyelesaikan usulan dalam satu sesi: selama wizard Anda dapat menyimpan pekerjaan sebagai draf dan melanjutkannya kapan pun. Berguna untuk usulan panjang, agenda multi-item, atau saat Anda menyadari ada informasi yang kurang.

Cara menyimpan

  • Usulan tunggal — pada langkah Pratinjau (langkah 5), Anda menemukan tombol 💾 Simpan sebagai draf.
  • Agenda — di menu agenda (setelah menambah setidaknya satu item), Anda menemukan 💾 Simpan sebagai draf. Jika draf sudah ada, tombol berubah menjadi 💾 Perbarui draf.

Di mana menemukannya

Dari menu utama komunitas buka 📝 Draf saya: lihat daftar semua draf Anda dibagi menjadi Usulan dan Agenda. Dari sini Anda dapat:

  • Mengedit draf — membuka kembali wizard di titik di mana Anda berhenti
  • Menggandakan — membuat salinan untuk bereksperimen
  • Menerbitkan — mengubahnya menjadi usulan nyata, dengan pemilihan grup dan pengiriman
  • Menghapus — jika tidak diperlukan lagi
Sudah ada draf terbuka? Jika Anda memulai usulan baru saat sedang mengerjakan draf yang belum disimpan, bot menanyakan apakah Anda ingin melanjutkan draf atau membuangnya untuk memulai yang baru. Tidak ada pekerjaan hilang karena tidak sengaja.
Layar «Draf saya»: daftar draf usulan dan agenda dengan tindakan edit, gandakan, terbitkan
Layar «Draf saya»: daftar draf usulan dan agenda dengan tindakan edit, gandakan, terbitkan

4Lampiran dan pemformatan

Deskripsi mendukung pemformatan Telegram: tebal, miring, tautan, code block, kutipan, dan juga emoji premium animasi Telegram. Semuanya dipertahankan di kartu yang dipublikasikan di grup.

Untuk lampiran: maksimal 3 file per usulan, jenis media apa pun yang didukung Telegram. Disimpan sebagai referensi (file_id), tidak diunduh ke server kami: file tetap di server Telegram.

5Agenda (multi-item)

Agenda berfungsi sebagai wadah beberapa item yang dipilih secara berurutan:

  • Agenda secara keseluruhan hanya memiliki satu judul (kerangka rapat). Deskripsi ada pada setiap item
  • Anda dapat secara opsional mengatur 📅 tanggal rapat (tombol Atur tanggal rapat di menu agenda). Tanggal muncul di pengumuman agenda di grup dan di laporan akhir
  • Tambahkan hingga 20 item, masing-masing dengan judul sendiri, deskripsi sendiri, dan lampiran sendiri
  • Susun ulang item dari menu khusus
  • Anda memilih grup target sekali untuk seluruh agenda
  • Item kemudian dipilih satu per satu di grup (lihat panduan Pemungutan suara)

Practical examples for every type of organization

An agenda is perfect wherever there are recurring meetings with multiple decisions to take together. Here are concrete examples from Tavora templates:

Association / Party

Ordinary March assembly

  • Approve 2025 final accounts
  • Approve 2026 budget
  • Renew Board offices
  • Amend statute art. 7

Company / Team

Q2 leadership meeting

  • Approve marketing budget
  • New hires: 2 developers
  • Adopt smart-working policy
  • Renew cloud vendor contract

Condominium

Annual condo assembly

  • Approve final accounts
  • Façade maintenance estimate
  • Amend parking rules
  • Appoint new administrator

Student council

November Institute Council

  • School assembly plan
  • End-of-year party budget
  • 5th year trip proposal
  • New library opening hours

Editorial

Weekly editorial meeting

  • Approve weekly schedule
  • Investigation: go or pass?
  • Change comment policy
  • Special issue release calendar

Telegram / Discord staff

Monthly moderators meeting

  • Update group rules
  • Permanent ban for reported user
  • New community event in June
  • Promote 2 new helpers to mod
The advantage: everything stays tracked. Each decision has its own separate vote, abstentions remain abstentions on the single item, results are in the final report and the archive PDF is ready for official minutes. No more "wait, who voted what?" in scattered chats.

6Batas dan rate limit

  • Satu usulan setiap 30 detik — rate limit anti-spam per pengguna
  • Maksimal 3 lampiran per usulan tunggal atau per item agenda
  • Maksimal 20 item per agenda
  • Usulan yang tertunda lebih dari 7 hari akan diselesaikan otomatis oleh sistem (ditutup tanpa pemungutan suara)