1Apa ini
Departemen bersifat opsional: tanpa itu semuanya berjalan secara klasik (tugas tunggal untuk seluruh komunitas). Begitu Anda membuat departemen pertama, sistem tugas berpindah ke mode «per area»: menu Aktivitas menampilkan pemilihnya, dan tiap area punya papan, peninjauan dan statistiknya sendiri.
Tugas yang tidak masuk departemen mana pun tinggal di Area Umum, yang hanya terlihat di percakapan pribadi: ia tidak punya grup, jadi tidak ada aliran kabar maupun rangkuman — inilah rumah bagi tugas lintas departemen.
2Membuat dan mengurus
Dari ⚙️ Manajemen → 🗂 Departemen: yang masuk adalah tim atau pemegang izin «Kelola Departemen». Dengan ➕ Departemen baru Anda memberi nama (maksimal 60 karakter), lalu kalau mau, sebuah emoji sebagai ikonnya. Maksimal 20 departemen per organisasi.
Di kartu departemen ada: ✏️ Ganti nama, 😀 Emoji, 👥 Grup, 🎖 Pengelola, 🛡 Izin, 🗑 Hapus. Ada juga jalan pintas dari dalam: menu Aktivitas → departemennya → 🗂 Urus departemen.
3Grup milik departemen
Dari departemen → 👥 Grup, Anda menetapkan grup yang terhubung hanya dengan satu ketukan: ✅ = ada di departemen ini, ⬜ = masih bebas, 🔒 = sudah diambil departemen lain. Aturan pokoknya: satu grup paling banyak milik SATU departemen.
- Di grup milik sebuah departemen, yang terlihat HANYA tugas departemen itu: papan, aliran kabar, rangkuman dan perintah semuanya hanya menampilkan miliknya.
- Grup tanpa departemen = tugas mati (di organisasi yang punya setidaknya satu departemen): perintah tugas membisu sampai seorang admin menetapkan grupnya.
4Pengelola dan izin
Di dalam sebuah departemen, yang membuat, yang mengerjakan dan yang mengurus bisa jadi orang yang berbeda.
- 🎖 Pengelola per orang: Anda menunjuknya dari daftar anggota (ada pencarian); yang ditunjuk atau dicabut menerima pesan pribadi dalam bahasanya sendiri.
- 🎭 Pengelola per peran: Anda menyalakan sebuah peran khusus dan siapa pun yang memilikinya mengurus departemen itu — yang masuk ke peran itu otomatis jadi pengelola, yang kehilangannya berhenti. Ini jalan yang tepat kalau penanggung jawabnya sering berganti.
- 🛡 Izin, dua tuas terpisah: 📝 Membuat tugas (semua anggota / hanya peran terpilih) dan 🔧 Mengerjakan tugas (sama). Departemen baru berangkat dengan «membuat: hanya peran terpilih, belum ada yang dipilih» dan «mengerjakan: semua».
Tim selalu menembus batasan. Yang membuat tugas, dan yang ditugaskan padanya, selalu boleh mengerjakannya. Dan yang hanya punya «Kelola Departemen» tidak bisa memberi kuasa kepada dirinya sendiri: ia tidak menunjuk dirinya jadi pengelola dan tidak menyalakan peran yang ia miliki.
Pengelola departemen juga memakai perintah grup /assign, /unassign, /delete dan /workload — tapi hanya di grup milik departemen mereka sendiri.
5Anggota dan jabatan
Sebuah departemen punya anggota sungguhan: Anda menambahkannya satu per satu lewat pencarian, 📥 mengimpornya sekaligus dari grup yang terhubung, dan mencabutnya saat mereka pindah tim. Satu orang boleh ada di beberapa departemen.
Keanggotaannya berguna nyata: ia menawarkan orang yang tepat saat Anda membagi shift dan tugas, menyaring daftar anggota menurut departemen, dan menampilkan dokumen Perpustakaan yang dikhususkan untuk departemen itu. Departemen tanpa grup Telegram tetap sepenuhnya masuk akal: ia ada dan bekerja di dalam bot.
🎭 Jabatan adalah peran internal departemen — «Koordinator», «Petugas shift» — dengan kemampuan lokal: membuat/mengerjakan/mengurus tugas, mengelola permintaan, shift atau anggota departemen. Maksimal 6 jabatan per departemen, satu per orang, dan di luar departemen mereka tidak memberi kuasa apa pun.
6Kelebihannya
- 📨 Permintaan ke Loket yang dialamatkan ke departemen, ditangani oleh para pengelolanya.
- 🔁 Shift per departemen: tiap departemen punya papannya sendiri.
- 📚 Dokumen khusus: bahan Perpustakaan yang hanya terlihat oleh anggota departemen.
- 📊 Statistik departemen: yang aktif menurut status, keterlambatan, rata-rata waktu penutupan, ketepatan waktu %, yang paling produktif dan beban per anggota.
- ⚙️ Pengaturan per departemen: aliran kabar di grup (Penting/Semua/Mati), peringatan tenggat dengan ambang peringatan pertama, rangkuman dengan frekuensi dan jamnya.
Tetap milik seluruh organisasi: usulan, pemungutan suara, kuesioner dan acara.
7Penomoran dan penghapusan
Nomor tugas (#1, #2, …) berdiri sendiri untuk tiap area: di dua departemen bisa hidup berdampingan dua tugas #1. Saat Anda menyebut sebuah nomor di grup, itu berlaku untuk departemen grup tersebut. Nomornya tidak didaur ulang.
🗑 Menghapus sebuah departemen tidak bisa dibatalkan: tugas-tugasnya kembali ke Area Umum (dinomori ulang), grupnya terlepas. Kalau departemennya masih punya tugas, bot memberi tahu lebih dulu dan menawarkan ekspor PDF. Departemen tidak bisa diurutkan ulang dan sebuah tugas tidak bisa dipindah dari satu departemen ke departemen lain.