Tavora

Посібник

Пропозиції та порядок денний

Пропозиції — це основний спосіб винести ідею на голосування. Одна пропозиція або порядок денний з кількома пунктами, які голосуються по черзі.

1Одна пропозиція vs порядок денний

Коли Ви відкриваєте меню Створити пропозицію, бот запитує, що Ви хочете створити:

Single proposal

An idea or request to bring to the group. Examples: "approve purchase X", "change a rule", "choose between two options". Members can comment; managers decide whether to start the vote.

Agenda (multi-item)

A session with multiple items to decide together — ideal for live meetings: assemblies, councils, editorial. You prep the outline, run item by item, each item is voted on its own.

2Майстер створення (8 кроків)

З головної сторінки спільноти оберіть Нова пропозиція:

  1. Оберіть тип (одна або порядок денний)
  2. Напишіть заголовок (мінімум 3 символи)
  3. Напишіть опис (мінімум 10 символів, для пунктів порядку денного — необов’язково), з підтримкою форматування Telegram
  4. Додайте вкладення (необов’язково, макс. 3 на пропозицію): фото, відео, GIF, документи, стікери, голосові, аудіо, відео-нотатки
  5. Перегляньте попередній перегляд усього вмісту. Текст не можна редагувати після надсилання — добре перевірте
  6. Оберіть, у які групи надсилати пропозицію (неактивні групи з’являються із замочком)
  7. Надіслати — пропозиція надходить у вибрані групи з кнопкою "Розпочати голосування"
  8. Підтвердіть — побачите пропозицію в архіві «Мої пропозиції»
Майстер створення пропозиції з попереднім переглядом і вибором цільових груп
Майстер створення пропозиції з попереднім переглядом і вибором цільових груп

3Чернетки: зберегти й продовжити

Не обов’язково завершувати пропозицію за один сеанс: під час майстра можна зберегти роботу як чернетку й продовжити коли завгодно. Корисно для довгих пропозицій, порядків денних із багатьма пунктами або коли усвідомлюєте, що бракує інформації.

Як зберегти

  • Одна пропозиція — на кроці Попередній перегляд (крок 5) є кнопка 💾 Зберегти як чернетку.
  • Порядок денний — у меню порядку (після додавання щонайменше одного пункту) є 💾 Зберегти як чернетку. Якщо чернетка вже існує, кнопка стає 💾 Оновити чернетку.

Де їх знайти

З головного меню спільноти відкрийте 📝 Мої чернетки: бачите список усіх своїх чернеток, поділених на Пропозиції та Порядки денні. Звідси можна:

  • Редагувати чернетку — відкриває майстер у місці, де Ви зупинилися
  • Дублювати — створює копію, з якою можна експериментувати
  • Опублікувати — перетворює на справжню пропозицію з вибором груп і надсиланням
  • Видалити — якщо більше не потрібна
У Вас вже є відкрита чернетка? Якщо Ви починаєте нову пропозицію, поки працюєте над незбереженою чернеткою, бот запитує, чи хочете Ви продовжити редагування чернетки чи залишити її, щоб почати нову. Жодної випадково втраченої роботи.
Екран «Мої чернетки»: список чернеток пропозицій і порядків денних з діями редагування, дублювання, публікації
Екран «Мої чернетки»: список чернеток пропозицій і порядків денних з діями редагування, дублювання, публікації

4Вкладення і форматування

Опис підтримує форматування Telegram: жирний, курсив, посилання, блоки коду, цитати, а також анімовані преміум-емодзі Telegram. Усе зберігається на картці, опублікованій у групах.

Для вкладень: максимум 3 файли на пропозицію, будь-який тип медіа, що підтримується Telegram. Зберігаються як посилання (file_id), не завантажуються на наші сервери: файли залишаються на серверах Telegram.

5Порядок денний (кілька пунктів)

Порядок денний працює як контейнер кількох пунктів, що голосуються по черзі:

  • Порядок денний загалом має лише заголовок («план засідання»). Описи живуть в окремих пунктах
  • Можна за бажанням задати 📅 дату засідання (кнопка Встановити дату засідання у меню). Дата з’являється в оголошенні порядку у групах і у фінальному звіті
  • Додайте до 20 пунктів, у кожного свій заголовок, свій опис і свої вкладення
  • Перевпорядковуйте пункти у спеціальному меню
  • Цільові групи обираєте один раз, на весь порядок
  • Потім пункти голосуються по черзі у групах (див. посібник Голосування)

Practical examples for every type of organization

An agenda is perfect wherever there are recurring meetings with multiple decisions to take together. Here are concrete examples from Tavora templates:

Association / Party

Ordinary March assembly

  • Approve 2025 final accounts
  • Approve 2026 budget
  • Renew Board offices
  • Amend statute art. 7

Company / Team

Q2 leadership meeting

  • Approve marketing budget
  • New hires: 2 developers
  • Adopt smart-working policy
  • Renew cloud vendor contract

Condominium

Annual condo assembly

  • Approve final accounts
  • Façade maintenance estimate
  • Amend parking rules
  • Appoint new administrator

Student council

November Institute Council

  • School assembly plan
  • End-of-year party budget
  • 5th year trip proposal
  • New library opening hours

Editorial

Weekly editorial meeting

  • Approve weekly schedule
  • Investigation: go or pass?
  • Change comment policy
  • Special issue release calendar

Telegram / Discord staff

Monthly moderators meeting

  • Update group rules
  • Permanent ban for reported user
  • New community event in June
  • Promote 2 new helpers to mod
The advantage: everything stays tracked. Each decision has its own separate vote, abstentions remain abstentions on the single item, results are in the final report and the archive PDF is ready for official minutes. No more "wait, who voted what?" in scattered chats.

6Ліміти та rate limit

  • Одна пропозиція кожні 30 секунд — антиспам-ліміт на користувача
  • Максимум 3 вкладення на одну пропозицію або пункт порядку
  • Максимум 20 пунктів на порядок денний
  • Пропозиції, що очікують більше 7 днів, система автоматично завершує (закриває без голосування)