1Що це

Відділи необов'язкові: без них усе працює класично (єдині завдання на всю спільноту). Щойно Ви створюєте перший відділ, система завдань переходить у режим «за ділянками»: у меню Активність з'являється перемикач, і в кожної ділянки своя дошка, свої перевірки, своя статистика.

Завдання, що не належать до жодного відділу, живуть у Загальній ділянці, видимій лише в особистому листуванні: у неї немає груп, а отже немає ні стрічки, ні зведень — це домівка для наскрізних завдань.

2Створити та вести

Через ⚙️ Керування → 🗂 Відділи: сюди заходить персонал або власник права «Керувати відділами». Кнопкою ➕ Новий відділ Ви задаєте назву (максимум 60 знаків), потім за бажанням емодзі як значок. Максимум 20 відділів на організацію.

У картці відділу: ✏️ Перейменувати, 😀 Емодзі, 👥 Групи, 🎖 Відповідальні, 🛡 Права, 🗑 Видалити. Є й короткий шлях зсередини: меню Активність → потрібний відділ → 🗂 Керувати відділом.

3Групи відділу

З відділу → 👥 Групи Ви призначаєте під'єднані групи одним дотиком: ✅ = у цьому відділі, ⬜ = вільна, 🔒 = зайнята іншим. Ключове правило: група належить щонайбільше ОДНОМУ відділу.

У групах відділу видно ЛИШЕ завдання цього відділу: дошка, стрічка, зведення та команди показують виключно його завдання.
Групи без відділу = завдання вимкнені (в організаціях, де є хоча б один відділ): команди завдань мовчать, доки адмін не призначить групу.

4Відповідальні та права

Усередині відділу той, хто створює, той, хто працює, і той, хто керує, можуть бути різними людьми.

🎖 Відповідальні за людьми: Ви призначаєте їх зі списку учасників (із пошуком); той, кого призначили або зняли, отримує особисте повідомлення своєю мовою.
🎭 Відповідальні за роллю: Ви вмикаєте власну роль, і будь-хто, хто її має, керує відділом — хто отримує роль, автоматично стає відповідальним, хто втрачає — перестає. Правильний шлях, коли керівники часто змінюються.
🛡 Права, два окремі важелі: 📝 Створювати завдання (усі учасники / лише обрані ролі) і 🔧 Працювати із завданнями (так само). Новий відділ починає з «створювати: лише обрані ролі, ніхто не обраний» і «працювати: усі».

Персонал завжди проходить понад обмеженнями. Той, хто створив завдання, і той, хто на нього призначений, завжди може з ним працювати. А власник самого лише права «Керувати відділами» не може дати повноваження сам собі: він не призначить себе відповідальним і не ввімкне роль, яку має.

Відповідальні за відділ користуються і груповими командами /assign, /unassign, /delete та /workload — але лише у групах свого відділу.

5Учасники та посади

У відділу є справжні учасники: Ви додаєте їх по одному через пошук, 📥 імпортуєте з під'єднаної групи одним махом, прибираєте, коли вони змінюють команду. Людина може бути в кількох відділах.

Належність потрібна по ділу: вона підказує потрібних людей, коли Ви призначаєте зміни та завдання, фільтрує список учасників за відділами, показує документи Бібліотеки, закріплені за відділом. Відділ без групи в Telegram цілком має сенс: він існує і працює всередині бота.

🎭 Посади — це внутрішні ролі відділу: «Координатор», «Змінник» — із місцевими можливостями: створювати/вести/керувати завданнями, керувати запитами, змінами чи учасниками відділу. Максимум 6 посад на відділ, одна на людину, і поза межами відділу вони не дають жодних повноважень.

6Що вони мають додатково

📨 Звернення до Приймальні, адресовані відділу, опрацьовують його відповідальні.
🔁 Зміни за відділами: у кожного відділу своє табло.
📚 Закріплені документи: матеріали Бібліотеки, видимі лише учасникам відділу.
📊 Статистика відділу: активні за статусом, прострочення, середній час закриття, пунктуальність у %, найпродуктивніші та навантаження за учасниками.
⚙️ Налаштування для кожного відділу: стрічка у групах (Важливе/Усе/Вимк.), попередження про терміни з порогом першого попередження, зведення з частотою та часом.

Спільними для всієї організації лишаються: пропозиції, голосування, опитування та заходи.

7Нумерація та видалення

Номери завдань (#1, #2, …) незалежні для кожної ділянки: у двох відділах спокійно співіснують два завдання #1. Коли Ви називаєте номер у групі, він стосується відділу цієї групи. Номери не використовуються повторно.

🗑 Видалення відділу незворотне: його завдання повертаються до Загальної ділянки (з новою нумерацією), групи від'єднуються. Якщо у відділі є завдання, бот скаже про це заздалегідь і запропонує вивантаження у PDF. Відділи не можна переупорядкувати, а завдання не можна перенести з одного відділу в інший.