1Il menù Attività
Dal menù della community premi Attività: in cima le statistiche live (attive, in corso, in ritardo, completate oggi), sotto i bottoni — I miei task, Crea, Board, Timeline, Workload, Dashboard, Statistiche, Impostazioni, Export.
Se l’organizzazione usa i reparti, prima scegli l’area: ogni reparto ha la sua board, le sue statistiche e la sua numerazione (due reparti possono avere entrambi una task #1), più l’Area generale per le task trasversali. Dentro un reparto, chi lo gestisce trova anche 🤖 AI Attività e 🗂 Gestisci reparto.
2Creare una task
Crea task → titolo → due strade: Crea subito (priorità media, senza scadenza) oppure Dettagli per descrizione, priorità 🔴🟡🟢, scadenza (preset rapidi o data scritta, anche con orario) e allegati. A ogni passo puoi tornare indietro senza perdere nulla.
Puoi creare una task anche dal 🗓 Calendario: apri un giorno → ➕ Aggiungi → il giorno è già impostato e scegli l’ora con i bottoni.
3La scheda task
Ogni task ha la sua scheda: titolo e numero (#42), stato (📭 aperta · ▶️ in corso · 🚧 bloccata con motivo · ✅ completata), priorità, scadenza, assegnatari, progresso checklist, note e allegati.
I bottoni seguono stato e permessi: prendi in carico, completa, blocca/sblocca, e poi note, checklist, modifica, assegna, allegati, elimina. Chi ha creato la task, e chi ci è assegnato, può sempre lavorarla.
4Board, timeline e viste
- Board — tutte le task per stato, con filtri per stato e priorità.
- Timeline — ordinate per scadenza, a finestre di 14 giorni, con la coda «senza scadenza».
- Workload (per chi gestisce) — carico per membro con semaforo 🟢🟡🔴, ritardi e blocchi, filtro «🎯 Chi è libero» e filtro per ruolo.
- Dashboard live — riepilogo che si aggiorna ogni 2 minuti: conteggi, indice di organizzazione, prossime scadenze, top della settimana. Puoi mandarla in un gruppo e fissarla in pin.
5Lavorarci sopra
- Checklist — voci spuntabili una a una (anche in blocco), col progresso in card.
- Note — pubbliche o 🔒 private (le vede solo chi le scrive), con formattazione.
- Cronometro — su una task in corso: avvia, guarda, ferma. Il tempo resta in card.
- ⏰ Promemoria personali — 1 giorno prima, alla scadenza, 24h dopo, o data a scelta. Li ricevi solo tu.
6Ripetibili, programmate, revisione
- Task ripetibile — una task sempre aperta che accumula completamenti (es. «pulizia settimanale»): ogni volta che si completa, conta e resta lì.
- 📅 Attività programmate — una task che si ripete: ogni tot tempo il bot ne crea una nuova, da solo («ogni lunedì alle 9: controllo cassa»). Si mettono in pausa e si riattivano; eliminarne una non tocca le task già nate.
- Revisione — se l’area la usa, una task completata passa prima da chi gestisce: la approva o la rimanda indietro con un motivo.
- Visibilità per ruoli — una task può essere visibile solo a certi ruoli (es. solo i Referenti).
7Statistiche
- Le mie stats — assegnate, completate, in ritardo, tempo medio, puntualità.
- Ranking settimanale — chi ha completato di più negli ultimi 7 giorni, 🥇🥈🥉.
- Indice organizzazione — punteggio 0–100 che pesa scadenze rispettate, completamenti, velocità e assegnazioni.
8Export PDF
Con il permesso Esportare dati: task attive, completate o report completo, con firma digitale RSA che ne garantisce l’integrità.
Esempio reale
Ecco un export ZIP completo che genera il bot per i task. Scaricalo per vedere il PDF, la struttura del report e la firma digitale RSA.
9Impostazioni
Per chi gestisce l’area. Tre leve, più le tue notifiche personali:
- 📡 Feed nei gruppi — 📌 solo eventi importanti · 📢 tutto · 🔇 niente.
- 🚨 Avvisi scadenze — avvisi progressivi sulle task in ritardo, con soglia del primo avviso a tua scelta. Arrivano nei gruppi dell’area, mai in DM.
- 📰 Digest — riepilogo periodico nei gruppi, con frequenza e ora a scelta. Nei giorni senza novità semplicemente non parte.
- Notifiche personali — per i TUOI task in privata: digest mattutino, immediata a ogni evento, oppure off.
Con i reparti, ogni area ha le sue impostazioni.