1چیست
بخش‌ها اختیاری‌اند: بدون آن‌ها همه‌چیز به شکل کلاسیک کار می‌کند (وظایف یکپارچه برای سازمان). به‌محض اینکه اولین بخش را بسازید، سامانهٔ وظایف به حالت «به تفکیک حوزه» می‌رود: منوی وظایف انتخابگر را نشان می‌دهد و هر حوزه تختهٔ خودش، بازبینی‌های خودش و آمار خودش را دارد.
وظایفی که به هیچ بخشی تعلق ندارند در حوزهٔ عمومی زندگی می‌کنند، که فقط در گفت‌وگوی خصوصی پیداست: گروهی ندارد، پس نه جریانی دارد نه خلاصه‌ای — خانهٔ وظایف میان‌بخشی است.
2ساختن و گرداندن
از ⚙️ مدیریت ← 🗂 بخش‌ها: کارکنان یا دارندهٔ دسترسی «مدیریت بخش‌ها» واردش می‌شوند. با ➕ بخش جدید نام می‌دهید (حداکثر ۶۰ نویسه)؛ اگر سازمان گروه متصل داشته باشد، ربات بی‌درنگ فهرست گروه‌ها را برای اختصاص به آن باز می‌کند. نشان را بعد با 😀 ایموجی انتخاب می‌کنید: فقط یک ایموجی، پرچم‌ها و کلیدهایی مثل 1️⃣ هم قبول است، و 🗑 حذف نشان پیش‌فرض را برمی‌گرداند. حداکثر ۲۰ بخش برای هر سازمان.
در کارت بخش: ✏️ تغییر نام، 😀 ایموجی، 🧑🤝🧑 اعضا، 🎭 نقش‌ها، 👥 گروه‌ها، 🎖 مسئولان، 🛡 دسترسی‌ها، کلید «درخواست‌های باجه را می‌گیرد» و 🗑 حذف. برای کسانی که می‌توانند بخش‌ها را بگردانند یک میان‌بر از داخل هم هست: منوی وظایف ← بخش ← 🗂 مدیریت بخش.
3گروه‌های بخش
از بخش ← 👥 گروه‌ها گروه‌های متصل را با یک لمس اختصاص می‌دهید: ✅ = در این بخش، ⬜ = آزاد، 🔒 = گرفتهٔ بخشی دیگر. قاعدهٔ کلیدی: هر گروه حداکثر به یک بخش تعلق دارد.
- در گروه‌های یک بخش فقط وظایف همان بخش دیده می‌شود: تخته، جریان، خلاصه و دستورها منحصراً مال او را نشان می‌دهند.
- گروه بدون بخش = وظایف و شیفت‌ها خاموش (در سازمان‌هایی که دست‌کم یک بخش دارند): به کسی که /newtask، /board یا /shifts بنویسد، ربات با پیامی پاسخ می‌دهد که فقط خودش می‌بیند، تا وقتی ادمینی گروه را اختصاص دهد. وقتی نخستین بخش را می‌سازید، کارت آن گروه‌هایی را که وظایفشان روشن بود فهرست می‌کند، با 👥 واگذاری گروه‌ها و 👌 همین خوب است.
- بخشی که گروه ندارد این را در کارتش می‌گوید: وظایفش در گروه‌ها هشدار نمی‌فرستند (خلاصه، به‌روزرسانی وظایف، پیگیری‌ها)، و به‌جای 👥 گروه‌ها دکمهٔ 👥 اختصاص یک گروه را می‌بینید. پیام خصوصی به کسی که کاری به او سپرده می‌شود به هر حال می‌رسد.
4مسئولان و دسترسی‌ها
داخل یک بخش، کسی که می‌سازد، کسی که کار می‌کند و کسی که می‌گرداند می‌توانند آدم‌های متفاوتی باشند.
- مسئول به‌ازای شخص: با ➕ افزودن مسئول از فهرست اعضا منصوبشان می‌کنید (با جست‌وجو). مسئولان منصوب با شماره در متن فهرست می‌شوند: روی شماره می‌زنید و با ➖ بله، بردار تأیید می‌کنید (❌ لغو به فهرست برمی‌گردد). برداشتن کسی فقط او را از مسئولان منصوب کنار می‌گذارد: اگر نقش مسئول هم داشته باشد، از راه همان نقش به گرداندن ادامه می‌دهد و پیام تأیید این را می‌گوید. کسی که منصوب یا برداشته می‌شود پیامی خصوصی به زبان سازمان می‌گیرد.
- مسئول به‌ازای نقش: یک نقش سفارشی را روشن می‌کنید و هر کس آن را داشته باشد بخش را می‌گرداند — هر کس وارد نقش شود خودبه‌خود مسئول می‌شود و هر کس از دستش بدهد دیگر نیست. راه درست وقتی مسئولان زیاد عوض می‌شوند. کارت آن‌ها را در سطر «🎭 مسئولان بر اساس نقش» نشان می‌دهد، و شمارندهٔ «مسئولان: N» در فهرست بخش‌ها منصوب‌ها و مسئولان نقشی را با هم می‌شمارد و هر نفر را یک بار حساب می‌کند.
- 🛡 دسترسی‌ها، دو اهرم جدا: 📝 ساختن وظیفه و 🔧 کار روی وظیفه، هرکدام با سه گزینه: همهٔ اعضای سازمان، فقط اعضای بخش، فقط نقش‌های منتخب. بخش تازه با «ساختن: فقط نقش‌های منتخب، هیچ‌کدام انتخاب‌نشده» (در آغاز فقط کارکنان، مسئولان و سِمَت‌های مجاز می‌سازند) و «کار کردن: همهٔ اعضای سازمان» شروع می‌شود، یعنی کل سازمان و نه فقط کسانی که در بخش‌اند. با «فقط اعضای بخش» فهرست اعضای بخش در گروه‌های آن هم معتبر است.
کارکنان همیشه از محدودیت‌ها رد می‌شوند. کسی که وظیفه را ساخته و کسی که به او سپرده شده همیشه می‌تواند رویش کار کند. و کسی که فقط «مدیریت بخش‌ها» دارد نمی‌تواند به خودش اختیار بدهد: نه خودش را مسئول می‌کند و نه نقشی را که دارد روشن می‌کند.
مسئولان بخش دستورهای گروهی /assign و /unassign و /delete و /workload را هم به کار می‌برند — اما فقط در گروه‌های بخش خودشان.
5اعضا و سِمَت‌ها
یک بخش اعضای واقعی دارد، در 🧑🤝🧑 اعضا: با جست‌وجو یکی‌یکی اضافه‌شان می‌کنید، با 📥 وارد کردن از گروه‌ها یک‌جا از گروه‌های بخش واردشان می‌کنید، و وقتی تیمشان عوض شد برمی‌داریدشان. یک نفر می‌تواند در چند بخش باشد.
عضویت به‌درد کار می‌خورد: هنگام سپردن شیفت و وظیفه آدم‌های درست را پیشنهاد می‌دهد، فهرست اعضا را به تفکیک بخش فیلتر می‌کند، سندهای کتابخانه را که مخصوص بخش است باز می‌کند و اگر در دسترسی‌ها چنین بخواهید، تعیین می‌کند چه کسی وظیفه بسازد و رویش کار کند. یک بخش بدون گروه تلگرامی کاملاً معنا دارد: داخل ربات وجود دارد و کار می‌کند.
سِمَت‌ها، در 🎭 نقش‌ها، نقش‌های داخلی بخش‌اند — «هماهنگ‌کننده»، «شیفت‌کار» — با توانایی‌های محلی: ساختن/کار کردن/گرداندن وظایف، مدیریت درخواست‌ها، شیفت‌ها یا اعضای بخش. حداکثر ۶ سِمَت برای هر بخش، یکی برای هر نفر، و بیرون از بخش هیچ اختیاری نمی‌دهند. با سِمَت‌ها هیچ‌کس به خودش اختیار نمی‌دهد (جز بنیان‌گذاران و ادمین‌ها): نه سِمَتی به خودتان می‌دهید و نه توانایی‌ای را روی سِمَت خودتان روشن می‌کنید. و کسی که فقط به لطف سِمَتی با «مدیریت اعضا» بخش را می‌گرداند نمی‌تواند توانایی‌هایی را که ندارد پخش کند.
6چه چیز بیشتری دارند
- 📮 باجه: وقتی «درخواست‌های باجه را می‌گیرد» روشن است، درخواست‌هایی که به بخش فرستاده شده به دست مسئولان همان بخش رسیدگی می‌شود.
- شیفت به تفکیک بخش: هر بخش تختهٔ خودش را دارد.
- سندهای اختصاصی: منابع کتابخانه با دیده‌شدن 🗂 بخش‌های انتخاب‌شده که فقط اعضا و مسئولان همان بخش‌ها می‌بینند.
- 📊 آمار بخش: فعال‌ها بر اساس وضعیت، تأخیرها، میانگین زمان بستن، درصد وقت‌شناسی، پرکارترین‌ها و بار هر عضو.
- ⚙️ تنظیمات بخش: جریان در گروه‌ها (مهم/همه/خاموش)، هشدار مهلت‌ها با آستانهٔ هشدار اول، و خلاصه با تناوب و ساعت دلخواه.
مال کل سازمان می‌ماند: پیشنهادها، رأی‌گیری‌ها، پرسش‌نامه‌ها و رویدادها.
7شماره‌گذاری و حذف
شمارهٔ وظایف (#1، #2، …) برای هر حوزه مستقل است: در دو بخش دو وظیفهٔ #1 کنار هم زندگی می‌کنند. وقتی در یک گروه شماره‌ای می‌گویید، مال بخش همان گروه است. شماره‌ها دوباره استفاده نمی‌شوند.
حذف یک بخش (🗑 حذف ← 🗑 بله، حذف کن) برگشت‌ناپذیر است: وظایفش به حوزهٔ عمومی برمی‌گردد (با شماره‌گذاری تازه) و گروه‌ها جدا می‌شوند. اگر بخش وظیفه داشته باشد، ربات اول می‌گوید چندتاست؛ و به کسی که «خروجی گرفتن داده‌ها» دارد خروجی PDF را با 📄 ابتدا وظایف را خروجی بگیرید پیشنهاد می‌دهد. پیام تأیید، سرنوشت بقیهٔ چیزها را هم با عدد فهرست می‌کند:
- وظایف زمان‌بندی‌شده متوقف‌شده به حوزهٔ عمومی می‌روند: دوباره از 📅 وظایف زمان‌بندی‌شده روشنشان می‌کنید؛
- شیفت‌ها به شیفت‌های حوزهٔ عمومی منتقل می‌شوند و کسانی که در شیفت بودند همچنان در آن می‌مانند؛
- درخواست‌های باز باجه به باجهٔ عمومی می‌روند؛
- اعضا و سِمَت‌های بخش همراه آن از بین می‌روند (آدم‌ها در سازمان می‌مانند)؛
- سندهای کتابخانه که فقط برای همان بخش دیده می‌شدند «فقط کارکنان» می‌شوند؛
- اگر دست‌کم یک بخش دیگر بماند، گروه‌های بخش حذف‌شده بدون وظیفه و شیفت می‌مانند تا وقتی آن‌ها را به بخش دیگری واگذار کنید.
بخش‌ها را نمی‌شود دوباره مرتب کرد. با دکمه‌ها وظیفه‌ای از بخشی به بخش دیگر نمی‌رود؛ دستیار 🤖 هوش مصنوعی وظایف می‌تواند جابه‌جایش کند و وظیفه در بخش مقصد شمارهٔ تازه‌ای می‌گیرد.