1چیست
بخشها اختیاریاند: بدون آنها همهچیز به شکل کلاسیک کار میکند (وظایف یکپارچه برای جامعه). بهمحض اینکه اولین بخش را بسازید، سامانهٔ وظایف به حالت «به تفکیک حوزه» میرود: منوی فعالیتها انتخابگر را نشان میدهد و هر حوزه تختهٔ خودش، بازبینیهای خودش و آمار خودش را دارد.
وظایفی که به هیچ بخشی تعلق ندارند در حوزهٔ عمومی زندگی میکنند، که فقط در گفتوگوی خصوصی پیداست: گروهی ندارد، پس نه جریانی دارد نه خلاصهای — خانهٔ وظایف میانبخشی است.
2ساختن و گرداندن
از ⚙️ مدیریت ← 🗂 بخشها: تیم یا دارندهٔ دسترسی «مدیریت بخشها» واردش میشود. با ➕ بخش تازه نام میدهید (حداکثر ۶۰ نویسه)، بعد اگر خواستید یک ایموجی بهعنوان نشان. حداکثر ۲۰ بخش برای هر سازمان.
در کارت بخش: ✏️ تغییر نام، 😀 ایموجی، 👥 گروهها، 🎖 مسئولان، 🛡 دسترسیها، 🗑 حذف. یک میانبر از داخل هم هست: منوی فعالیتها ← بخش ← 🗂 گرداندن بخش.
3گروههای بخش
از بخش ← 👥 گروهها گروههای متصل را با یک لمس اختصاص میدهید: ✅ = در این بخش، ⬜ = آزاد، 🔒 = گرفتهٔ بخشی دیگر. قاعدهٔ کلیدی: هر گروه حداکثر به یک بخش تعلق دارد.
- در گروههای یک بخش فقط وظایف همان بخش دیده میشود: تخته، جریان، خلاصه و دستورها منحصراً مال او را نشان میدهند.
- گروه بدون بخش = وظایف خاموش (در سازمانهایی که دستکم یک بخش دارند): تا وقتی ادمینی گروه را اختصاص ندهد، دستورهای وظایف ساکتاند.
4مسئولان و دسترسیها
داخل یک بخش، کسی که میسازد، کسی که کار میکند و کسی که میگرداند میتوانند آدمهای متفاوتی باشند.
- 🎖 مسئول بهازای شخص: از فهرست اعضا منصوبشان میکنید (با جستوجو)؛ کسی که منصوب یا برکنار میشود پیامی خصوصی به زبان خودش میگیرد.
- 🎭 مسئول بهازای نقش: یک نقش سفارشی را روشن میکنید و هر کس آن را داشته باشد بخش را میگرداند — هر کس وارد نقش شود خودبهخود مسئول میشود و هر کس از دستش بدهد دیگر نیست. راه درست وقتی مسئولان زیاد عوض میشوند.
- 🛡 دسترسیها، دو اهرم جدا: 📝 ساختن وظیفه (همهٔ اعضا / فقط نقشهای انتخابشده) و 🔧 کار روی وظیفه (به همین شکل). بخش تازه با «ساختن: فقط نقشهای انتخابشده، هیچکدام انتخابنشده» و «کار: همه» شروع میشود.
تیم همیشه از محدودیتها رد میشود. کسی که وظیفه را ساخته و کسی که به او سپرده شده همیشه میتواند رویش کار کند. و کسی که فقط «مدیریت بخشها» دارد نمیتواند به خودش اختیار بدهد: نه خودش را مسئول میکند و نه نقشی را که دارد روشن میکند.
مسئولان بخش دستورهای گروهی /assign و /unassign و /delete و /workload را هم به کار میبرند — اما فقط در گروههای بخش خودشان.
5اعضا و سِمَتها
یک بخش اعضای واقعی دارد: با جستوجو یکییکی اضافهشان میکنید، از گروه متصل 📥 یکجا واردشان میکنید، و وقتی تیمشان عوض شد برمیداریدشان. یک نفر میتواند در چند بخش باشد.
عضویت بهدرد کار میخورد: هنگام سپردن شیفت و وظیفه آدمهای درست را پیشنهاد میدهد، فهرست اعضا را به تفکیک بخش فیلتر میکند، و سندهای کتابخانه را که مخصوص بخش است نشان میدهد. یک بخش بدون گروه تلگرامی کاملاً معنا دارد: داخل ربات وجود دارد و کار میکند.
🎭 سِمَتها نقشهای داخلی بخشاند — «هماهنگکننده»، «شیفتکار» — با تواناییهای محلی: ساختن/کار کردن/گرداندن وظایف، مدیریت درخواستها، شیفتها یا اعضای بخش. حداکثر ۶ سِمَت برای هر بخش، یکی برای هر نفر، و بیرون از بخش هیچ اختیاری نمیدهند.
6چه چیز بیشتری دارند
- 📨 درخواستهای باجه که به بخش فرستاده شده، به دست مسئولان همان بخش رسیدگی میشود.
- 🔁 شیفت به تفکیک بخش: هر بخش تختهٔ خودش را دارد.
- 📚 سندهای اختصاصی: منابع کتابخانه که فقط اعضای بخش میبینند.
- 📊 آمار بخش: فعالها بر اساس وضعیت، تأخیرها، میانگین زمان بستن، درصد وقتشناسی، پرکارترینها و بار هر عضو.
- ⚙️ تنظیمات برای هر بخش: جریان در گروهها (مهمها/همه/خاموش)، هشدار مهلتها با آستانهٔ هشدار اول، و خلاصه با تناوب و ساعت دلخواه.
مال کل سازمان میماند: پیشنهادها، رأیگیریها، نظرسنجیها و رویدادها.
7شمارهگذاری و حذف
شمارهٔ وظایف (#1، #2، …) برای هر حوزه مستقل است: در دو بخش دو وظیفهٔ #1 کنار هم زندگی میکنند. وقتی در یک گروه شمارهای میگویید، مال بخش همان گروه است. شمارهها دوباره استفاده نمیشوند.
🗑 حذف یک بخش برگشتناپذیر است: وظایفش به حوزهٔ عمومی برمیگردد (با شمارهگذاری تازه) و گروهها جدا میشوند. اگر بخش وظیفه داشته باشد، ربات از قبل میگویدتان و خروجی PDF پیشنهاد میدهد. بخشها را نمیشود مرتب دوباره چید و وظیفهای را نمیشود از بخشی به بخش دیگر برد.