Abteilungen

1Was sie sind

Abteilungen sind optional: ohne sie funktioniert alles klassisch (einheitliche Aufgaben für die Organisation). Sobald du die erste Abteilung anlegst, wechselt das Aufgabensystem in den Modus „nach Bereichen“: das Menü Aufgaben zeigt die Auswahl, und jeder Bereich hat sein Board, seine Prüfungen, seine Statistiken.

Aufgaben, die zu keiner Abteilung gehören, leben im Allgemeinen Bereich, nur im privaten Chat sichtbar: er hat keine Gruppen, also weder Feed noch Zusammenfassung — er ist das Zuhause der übergreifenden Aufgaben.

2Anlegen und verwalten

Über ⚙️ Verwaltung → 🗂 Abteilungen: Zugang hat das Team oder wer die Berechtigung „Abteilungen verwalten“ hat. Mit ➕ Neue Abteilung gibst du den Namen (max. 60 Zeichen); hat die Organisation verbundene Gruppen, öffnet der Bot sofort die Liste der Gruppen zum Zuweisen. Das Symbol wählst du danach mit 😀 Emoji: ein einziges Emoji, auch Flaggen und Tasten wie 1️⃣, und 🗑 Entfernen stellt das Standardsymbol wieder her. Höchstens 20 Abteilungen pro Organisation.

In der Abteilungskarte: ✏️ Umbenennen, 😀 Emoji, 🧑‍🤝‍🧑 Mitglieder, 🎭 Rollen, 👥 Gruppen, 🎖 Manager, 🛡 Berechtigungen, der Schalter „Nimmt Anlaufstellen-Anfragen an“ und 🗑 Löschen. Es gibt auch die Abkürzung von innen, für alle, die Abteilungen verwalten dürfen: Menü Aufgaben → die Abteilung → 🗂 Abteilung verwalten.

3Die Gruppen der Abteilung

Aus der Abteilung → 👥 Gruppen weist du die verbundenen Gruppen mit einem Tipp zu: ✅ = in dieser Abteilung, ⬜ = frei, 🔒 = von einer anderen belegt. Kernregel: eine Gruppe gehört zu höchstens EINER Abteilung.

• In den Gruppen einer Abteilung sieht man NUR deren Aufgaben: Board, Feed, Zusammenfassung und Befehle zeigen ausschließlich ihre eigenen.
• Gruppen ohne Abteilung = Aufgaben und Schichten aus (in Organisationen mit mindestens einer Abteilung): wer /newtask, /board oder /shifts schreibt, bekommt einen Hinweis, den nur er sieht, bis ein Admin die Gruppe zuweist. Wenn du die erste Abteilung anlegst, listet die Karte die Gruppen auf, in denen Aufgaben eingeschaltet waren, mit 👥 Gruppen zuordnen und 👌 Passt so.
• Eine Abteilung ohne Gruppen sagt es in ihrer Karte: ihre Aufgaben senden keine Hinweise in Gruppen (Zusammenfassung, Aufgaben, Erinnerungen), und statt 👥 Gruppen findest du 👥 Gruppe zuweisen. Die private Nachricht an wen eine Aufgabe zugewiesen bekommt, kommt trotzdem an.

4Manager und Berechtigungen

Innerhalb einer Abteilung können, wer erstellt, wer arbeitet und wer verwaltet, verschiedene Personen sein.

• Manager je Person: mit ➕ Manager hinzufügen ernennst du sie aus der Mitgliederliste (mit Suche). Ernannte Manager stehen nummeriert im Text: du tippst auf die Nummer und bestätigst mit ➖ Ja, entfernen (❌ Abbrechen führt zur Liste zurück). Wer entfernt wird, verliert nur den Platz unter den ernannten Managern: hat er auch eine Manager-Rolle, verwaltet er über sie weiter, und die Bestätigung sagt es. Wer ernannt oder entfernt wird, bekommt eine private Nachricht in der Sprache der Organisation.
• Manager je Rolle: du schaltest eine eigene Rolle ein und wer sie hat, verwaltet die Abteilung — wer in die Rolle kommt, wird von selbst Manager, wer sie verliert, hört auf. Der richtige Weg, wenn die Zuständigen oft wechseln. Die Karte zeigt sie in der Zeile «🎭 Manager per Rolle», und die Zahl „Manager: N“ in der Abteilungsliste zählt ernannte Manager und Rollen-Manager zusammen, jede Person nur einmal.
• 🛡 Berechtigungen, zwei getrennte Hebel: 📝 Aufgaben erstellen und 🔧 Aufgaben bearbeiten, jeder mit drei Möglichkeiten: alle Mitglieder der Organisation, nur Mitglieder der Abteilung, nur gewählte Rollen. Eine neue Abteilung startet mit „erstellen: nur gewählte Rollen, keine ausgewählt“ (anfangs erstellen nur Team, Manager und freigeschaltete Funktionen) und „bearbeiten: alle Mitglieder der Organisation“, also die ganze Organisation und nicht nur die Leute in der Abteilung. Mit „nur Mitglieder der Abteilung“ zählt die Mitgliederliste der Abteilung auch in ihren Gruppen.

Das Team umgeht das immer. Wer eine Aufgabe erstellt hat, und wer ihr zugewiesen ist, kann sie immer bearbeiten. Und wer nur „Abteilungen verwalten“ hat, kann sich keine Befugnisse selbst geben: er ernennt sich nicht selbst zum Manager und schaltet keine Rolle ein, die er besitzt.

Abteilungsmanager nutzen auch die Gruppenbefehle /assign, /unassign, /delete und /workload — aber nur in den Gruppen ihrer Abteilung.

5Mitglieder und interne Funktionen

Eine Abteilung hat echte Mitglieder, unter 🧑‍🤝‍🧑 Mitglieder: du fügst sie einzeln über die Suche hinzu, importierst sie in einem Zug aus den Gruppen der Abteilung mit 📥 Aus Gruppen importieren, nimmst sie heraus, wenn sie das Team wechseln. Eine Person kann in mehreren Abteilungen sein.

Die Zugehörigkeit hat konkreten Nutzen: sie schlägt bei Schichten und Aufgaben die richtigen Leute vor, filtert die Mitgliederliste nach Abteilung, öffnet die der Abteilung vorbehaltenen Bibliotheksdokumente und entscheidet, wenn du es in den Berechtigungen so wählst, wer Aufgaben erstellt und bearbeitet. Eine Abteilung ohne Telegram-Gruppe ergibt vollen Sinn: sie existiert und arbeitet im Bot.

Die internen Funktionen, unter 🎭 Rollen, sind die Rollen innerhalb der Abteilung — „Koordinator“, „Schichtkraft“ — mit lokalen Befugnissen: Aufgaben erstellen/bearbeiten/verwalten, Anfragen, Schichten oder Mitglieder der Abteilung verwalten. Höchstens 6 pro Abteilung, eine pro Person, und sie geben keinerlei Befugnis außerhalb der Abteilung. Mit Funktionen gibt sich niemand selbst Befugnisse (Gründer und Admins ausgenommen): du weist dir keine Funktion zu und schaltest an deiner keine Befugnis ein. Und wer die Abteilung nur über eine Funktion mit „Mitglieder verwalten“ verwaltet, kann keine Befugnisse verteilen, die er selbst nicht hat.

6Was sie zusätzlich haben

• 📮 Anlaufstelle: ist „Nimmt Anlaufstellen-Anfragen an“ eingeschaltet, bearbeiten die Manager der Abteilung die an sie gerichteten Anfragen.
• Schichten je Abteilung: jede Abteilung hat ihren eigenen Plan.
• Vorbehaltene Dokumente: Bibliotheksressourcen mit der Sichtbarkeit 🗂 Ausgewählte Abteilungen, die nur Mitglieder und Manager dieser Abteilungen sehen.
• 📊 Abteilungsstatistik: aktive nach Status, Verzögerungen, mittlere Abschlusszeit, Pünktlichkeit in %, Produktivste und Auslastung je Mitglied.
• Die ⚙️ Einstellungen der Abteilung: Feed in den Gruppen (Wichtige/Alle/Aus), Fristwarnungen mit Schwelle der ersten Warnung, Zusammenfassung mit Häufigkeit und Uhrzeit.

Der ganzen Organisation bleiben: Anträge, Abstimmungen, Fragebögen und Veranstaltungen.

7Nummerierung und Löschen

Die Aufgabennummern (#1, #2, …) sind je Bereich unabhängig: in zwei Abteilungen existieren zwei Aufgaben #1 nebeneinander. Nennst du eine Nummer in einer Gruppe, gilt sie für die Abteilung dieser Gruppe. Nummern werden nicht wiederverwendet.

Eine Abteilung zu löschen (🗑 Löschen → 🗑 Ja, löschen) ist unumkehrbar: ihre Aufgaben kehren in den Allgemeinen Bereich zurück (dort neu nummeriert), und die Gruppen werden gelöst. Hat die Abteilung Aufgaben, sagt dir der Bot vorher, wie viele; wer „Daten exportieren“ hat, bekommt den PDF-Export mit 📄 Erst die Aufgaben exportieren angeboten. Die Bestätigung listet mit Zahlen auch auf, was mit dem Rest passiert:

• geplante Aufgaben gehen pausiert in den Allgemeinen Bereich über: du schaltest sie unter 📅 Geplante Aufgaben wieder ein;
• Schichten gehen zu den Schichten des Allgemeinen Bereichs über, und wer eingeteilt war, bleibt eingeteilt;
• offene Anfragen an die Anlaufstelle gehen an die allgemeine Anlaufstelle;
• Mitglieder und Funktionen der Abteilung verschwinden mit ihr (die Personen bleiben in der Organisation);
• nur für diese Abteilung sichtbare Bibliotheksdokumente werden zu „Nur Staff“;
• bleibt mindestens eine andere Abteilung, sind die Gruppen der gelöschten Abteilung ohne Aufgaben und Schichten, bis du sie einer anderen Abteilung zuordnest.

Abteilungen lassen sich nicht umsortieren. Über die Buttons wechselt eine Aufgabe nicht die Abteilung: Der Assistent 🤖 Aufgaben-KI kann sie verschieben, und die Aufgabe bekommt in der Zielabteilung eine neue Nummer.