1Was sie sind
Abteilungen sind optional: ohne sie funktioniert alles klassisch (einheitliche Aufgaben für die Community). Sobald du die erste Abteilung anlegst, wechselt das Aufgabensystem in den Modus „nach Bereichen“: das Menü Aufgaben zeigt die Auswahl, und jeder Bereich hat sein Board, seine Prüfungen, seine Statistiken.
Aufgaben, die zu keiner Abteilung gehören, leben im Allgemeinen Bereich, nur im privaten Chat sichtbar: er hat keine Gruppen, also weder Feed noch Zusammenfassung — er ist das Zuhause der übergreifenden Aufgaben.
2Anlegen und verwalten
Über ⚙️ Verwaltung → 🗂 Abteilungen: Zugang hat das Team oder wer die Berechtigung „Abteilungen verwalten“ hat. Mit ➕ Neue Abteilung gibst du den Namen (max. 60 Zeichen), danach auf Wunsch ein Emoji als Symbol. Höchstens 20 Abteilungen pro Organisation.
In der Abteilungskarte: ✏️ Umbenennen, 😀 Emoji, 👥 Gruppen, 🎖 Verantwortliche, 🛡 Berechtigungen, 🗑 Löschen. Es gibt auch die Abkürzung von innen: Menü Aufgaben → die Abteilung → 🗂 Abteilung verwalten.
3Die Gruppen der Abteilung
Aus der Abteilung → 👥 Gruppen weist du die verbundenen Gruppen mit einem Tipp zu: ✅ = in dieser Abteilung, ⬜ = frei, 🔒 = von einer anderen belegt. Kernregel: eine Gruppe gehört zu höchstens EINER Abteilung.
- In den Gruppen einer Abteilung sieht man NUR deren Aufgaben: Board, Feed, Zusammenfassung und Befehle zeigen ausschließlich ihre eigenen.
- Gruppen ohne Abteilung = Aufgaben aus (in Organisationen mit mindestens einer Abteilung): die Aufgabenbefehle schweigen, bis ein Admin die Gruppe zuweist.
4Verantwortliche und Berechtigungen
Innerhalb einer Abteilung können, wer erstellt, wer arbeitet und wer verwaltet, verschiedene Personen sein.
- 🎖 Verantwortliche je Person: du ernennst sie aus der Mitgliederliste (mit Suche); wer ernannt oder abberufen wird, bekommt eine private Nachricht in seiner Sprache.
- 🎭 Verantwortliche je Rolle: du schaltest eine eigene Rolle ein und wer sie hat, verwaltet die Abteilung — wer in die Rolle kommt, wird von selbst verantwortlich, wer sie verliert, hört auf. Der richtige Weg, wenn die Zuständigen oft wechseln.
- 🛡 Berechtigungen, zwei getrennte Hebel: 📝 Aufgaben erstellen (alle Mitglieder / nur gewählte Rollen) und 🔧 Aufgaben bearbeiten (ebenso). Eine neue Abteilung startet mit „erstellen: nur gewählte Rollen, keine ausgewählt“ und „bearbeiten: alle“.
Das Team umgeht das immer. Wer eine Aufgabe erstellt hat, und wer ihr zugewiesen ist, kann sie immer bearbeiten. Und wer nur „Abteilungen verwalten“ hat, kann sich keine Befugnisse selbst geben: er ernennt sich nicht selbst zum Verantwortlichen und schaltet keine Rolle ein, die er besitzt.
Abteilungsverantwortliche nutzen auch die Gruppenbefehle /assign, /unassign, /delete und /workload — aber nur in den Gruppen ihrer Abteilung.
5Mitglieder und interne Funktionen
Eine Abteilung hat echte Mitglieder: du fügst sie einzeln über die Suche hinzu, 📥 importierst sie aus der verbundenen Gruppe in einem Zug, nimmst sie heraus, wenn sie das Team wechseln. Eine Person kann in mehreren Abteilungen sein.
Die Zugehörigkeit hat konkreten Nutzen: sie schlägt bei Schichten und Aufgaben die richtigen Leute vor, filtert die Mitgliederliste nach Abteilung, zeigt die der Abteilung vorbehaltenen Bibliotheksdokumente. Eine Abteilung ohne Telegram-Gruppe ergibt vollen Sinn: sie existiert und arbeitet im Bot.
Die 🎭 internen Funktionen sind die Rollen innerhalb der Abteilung — „Koordinator“, „Schichtkraft“ — mit lokalen Befugnissen: Aufgaben erstellen/bearbeiten/verwalten, Anfragen, Schichten oder Mitglieder der Abteilung verwalten. Höchstens 6 pro Abteilung, eine pro Person, und sie geben keinerlei Befugnis außerhalb der Abteilung.
6Was sie zusätzlich haben
- 📨 Anfragen der Anlaufstelle, an die Abteilung gerichtet und von ihren Verantwortlichen bearbeitet.
- 🔁 Schichten je Abteilung: jede Abteilung hat ihren eigenen Plan.
- 📚 Vorbehaltene Dokumente: Bibliotheksressourcen, die nur Mitglieder der Abteilung sehen.
- 📊 Abteilungsstatistiken: aktive nach Status, Verzögerungen, mittlere Abschlusszeit, Pünktlichkeit in %, Produktivste und Auslastung je Mitglied.
- ⚙️ Einstellungen je Abteilung: Feed in den Gruppen (Wichtige/Alle/Aus), Fristwarnungen mit Schwelle der ersten Warnung, Zusammenfassung mit Häufigkeit und Uhrzeit.
Der ganzen Organisation bleiben: Vorschläge, Abstimmungen, Fragebögen und Veranstaltungen.
7Nummerierung und Löschen
Die Aufgabennummern (#1, #2, …) sind je Bereich unabhängig: in zwei Abteilungen existieren zwei Aufgaben #1 nebeneinander. Nennst du eine Nummer in einer Gruppe, gilt sie für die Abteilung dieser Gruppe. Nummern werden nicht wiederverwendet.
🗑 Eine Abteilung zu löschen ist unumkehrbar: ihre Aufgaben kehren in den Allgemeinen Bereich zurück (dort neu nummeriert), die Gruppen werden gelöst. Hat die Abteilung Aufgaben, sagt der Bot es dir vorher und bietet den PDF-Export an. Abteilungen lassen sich nicht umsortieren, und eine Aufgabe lässt sich nicht von einer Abteilung in eine andere verschieben.