1Nedir
Departmanlar isteğe bağlıdır: onlarsız her şey klasik biçimde çalışır (topluluk için tek görev havuzu). İlk departmanı oluşturur oluşturmaz görev sistemi «alanlara göre» kipe geçer: Aktiviteler menüsü bir seçici gösterir ve her alanın kendi panosu, kendi incelemeleri, kendi istatistikleri olur.
Hiçbir departmana ait olmayan görevler Genel Alan'da yaşar; yalnızca özel sohbette görünür: grubu yoktur, dolayısıyla akış ya da özet de yoktur — enine kesen görevlerin evidir.
2Oluşturma ve yönetme
⚙️ Yönetim → 🗂 Departmanlar'dan: buraya ekip ya da «Departmanları yönet» yetkisi olan girer. ➕ Yeni departman ile ad verirsin (en fazla 60 karakter), sonra istersen simge olarak bir emoji. Organizasyon başına en fazla 20 departman.
Departman kartında: ✏️ Yeniden adlandır, 😀 Emoji, 👥 Gruplar, 🎖 Sorumlular, 🛡 Yetkiler, 🗑 Sil. İçeriden bir kestirme de var: Aktiviteler menüsü → departman → 🗂 Departmanı yönet.
3Departmanın grupları
Departmandan → 👥 Gruplar ile bağlı grupları tek dokunuşla atarsın: ✅ = bu departmanda, ⬜ = boşta, 🔒 = başkası almış. Anahtar kural: bir grup en fazla BİR departmana aittir.
- Bir departmanın gruplarında YALNIZCA o departmanın görevleri görünür: pano, akış, özet ve komutlar yalnızca onunkileri gösterir.
- Departmansız gruplar = görevler kapalı (en az bir departmanı olan organizasyonlarda): bir admin grubu atayana kadar görev komutları susar.
4Sorumlular ve yetkiler
Bir departmanın içinde oluşturan, çalışan ve yöneten farklı kişiler olabilir.
- 🎖 Kişiye göre sorumlular: onları üye listesinden atarsın (aramayla); atanan ya da görevden alınan kişi kendi dilinde özel bir mesaj alır.
- 🎭 Role göre sorumlular: bir özel rolü açarsın ve o role sahip olan herkes departmanı yönetir — role girenin kendiliğinden sorumluluğu başlar, kaybedenin biter. Sorumluların sık değiştiği durumlarda doğru yol.
- 🛡 Yetkiler, iki ayrı kol: 📝 Görev oluşturma (tüm üyeler / yalnızca seçilen roller) ve 🔧 Görevlerde çalışma (aynı şekilde). Yeni bir departman «oluşturma: yalnızca seçilen roller, hiçbiri seçili değil» ve «çalışma: herkes» ile başlar.
Ekip her zaman kısıtları aşar. Görevi oluşturan ve göreve atanan kişi her zaman onunla çalışabilir. Ve yalnızca «Departmanları yönet» yetkisi olan biri kendine yetki veremez: kendini sorumlu atayamaz ve sahip olduğu bir rolü açamaz.
Departman sorumluları grup komutlarını da kullanır: /assign, /unassign, /delete ve /workload — ama yalnızca kendi departmanlarının gruplarında.
5Üyeler ve görevler
Bir departmanın gerçek üyeleri vardır: onları aramayla tek tek eklersin, bağlı gruptan 📥 tek seferde içe aktarırsın, ekip değiştirdiklerinde çıkarırsın. Bir kişi birden fazla departmanda olabilir.
Aidiyet somut işe yarar: vardiya ve görev atarken doğru kişileri önerir, üye listesini departmana göre filtreler, Kütüphane'nin departmana ayrılmış belgelerini gösterir. Telegram grubu olmayan bir departman tümüyle anlamlıdır: botun içinde vardır ve çalışır.
🎭 Görevler, departmanın iç rolleridir — «Koordinatör», «Vardiyacı» — yerel yetkilerle: görev oluşturmak/işlemek/yönetmek, talepleri, vardiyaları ya da departman üyelerini yönetmek. Departman başına en fazla 6 görev, kişi başına bir tane, ve departmanın dışında hiçbir güç vermezler.
6Fazladan neleri var
- Departmana yönlendirilen 📨 Başvuru Masası talepleri, onun sorumlularınca işlenir.
- 🔁 Departmana göre vardiyalar: her departmanın kendi çizelgesi olur.
- 📚 Ayrılmış belgeler: yalnızca departman üyelerine görünen Kütüphane kaynakları.
- 📊 Departman istatistikleri: duruma göre aktifler, gecikmeler, ortalama kapanma süresi, dakiklik %, en üretkenler ve üye başına iş yükü.
- ⚙️ Departman başına ayarlar: gruplarda akış (Önemliler/Hepsi/Kapalı), ilk uyarı eşiğiyle son tarih uyarıları, sıklığı ve saati seçilebilen özet.
Tüm organizasyona ait kalanlar: öneriler, oylamalar, anketler ve etkinlikler.
7Numaralandırma ve silme
Görev numaraları (#1, #2, …) her alan için bağımsızdır: iki departmanda iki tane #1 görev bir arada bulunur. Bir grupta bir numara andığında, o grubun departmanı için geçerlidir. Numaralar yeniden kullanılmaz.
🗑 Bir departmanı silmek geri alınamaz: görevleri Genel Alan'a döner (yeniden numaralandırılır), gruplar çözülür. Departmanda görev varsa bot bunu önceden söyler ve PDF dışa aktarımı önerir. Departmanlar yeniden sıralanamaz ve bir görev bir departmandan diğerine taşınamaz.