1Là gì

Phòng ban là tùy chọn: không có chúng thì mọi thứ chạy theo kiểu cổ điển (nhiệm vụ dùng chung cho cả cộng đồng). Ngay khi bạn tạo phòng ban đầu tiên, hệ thống nhiệm vụ chuyển sang chế độ «theo khu vực»: menu Hoạt động hiện bộ chọn, và mỗi khu vực có bảng riêng, phần duyệt riêng, thống kê riêng.

Những nhiệm vụ không thuộc phòng ban nào thì sống trong Khu vực chung, chỉ thấy được trong tin nhắn riêng: nó không có nhóm nên cũng không có luồng tin hay bản tóm tắt — đó là nhà của các nhiệm vụ liên phòng ban.

2Tạo và điều hành

Từ ⚙️ Quản lý → 🗂 Phòng ban: ban quản lý hoặc người có quyền «Quản lý phòng ban» vào được. Với ➕ Phòng ban mới bạn đặt tên (tối đa 60 ký tự), rồi nếu muốn thì chọn một emoji làm biểu tượng. Tối đa 20 phòng ban cho mỗi tổ chức.

Trong thẻ của phòng ban: ✏️ Đổi tên, 😀 Emoji, 👥 Nhóm, 🎖 Người phụ trách, 🛡 Quyền, 🗑 Xóa. Còn có lối tắt từ bên trong: menu Hoạt động → phòng ban → 🗂 Điều hành phòng ban.

3Nhóm của phòng ban

Từ phòng ban → 👥 Nhóm, bạn gán các nhóm đã kết nối chỉ bằng một chạm: ✅ = ở trong phòng ban này, ⬜ = còn trống, 🔒 = phòng ban khác đã lấy. Quy tắc then chốt: một nhóm thuộc về tối đa MỘT phòng ban.

Trong các nhóm của một phòng ban CHỈ thấy nhiệm vụ của phòng ban đó: bảng, luồng tin, bản tóm tắt và các lệnh chỉ hiện nhiệm vụ của nó.
Nhóm không có phòng ban = nhiệm vụ bị tắt (trong những tổ chức có ít nhất một phòng ban): các lệnh nhiệm vụ im lặng cho tới khi một quản trị viên gán nhóm.

4Người phụ trách và quyền

Bên trong một phòng ban, người tạo, người làm và người điều hành có thể là những người khác nhau.

🎖 Phụ trách theo người: bạn bổ nhiệm từ danh sách thành viên (có tìm kiếm); người được bổ nhiệm hay bị bãi nhiệm đều nhận tin nhắn riêng bằng ngôn ngữ của họ.
🎭 Phụ trách theo vai trò: bạn bật một vai trò tùy chỉnh và ai có nó thì điều hành phòng ban — ai vào vai trò là tự động thành người phụ trách, ai mất vai trò thì thôi. Đây là cách đúng khi người phụ trách hay thay đổi.
🛡 Quyền, hai cần gạt tách biệt: 📝 Tạo nhiệm vụ (mọi thành viên / chỉ những vai trò được chọn) và 🔧 Làm nhiệm vụ (tương tự). Một phòng ban mới khởi đầu với «tạo: chỉ vai trò được chọn, chưa chọn ai» và «làm: tất cả».

Ban quản lý luôn vượt qua mọi hạn chế. Người đã tạo nhiệm vụ, và người được giao nhiệm vụ, luôn làm được. Còn người chỉ có «Quản lý phòng ban» thì không thể tự trao quyền cho mình: không tự bổ nhiệm mình làm phụ trách và không bật một vai trò mà mình đang có.

Người phụ trách phòng ban cũng dùng các lệnh trong nhóm /assign, /unassign, /delete và /workload — nhưng chỉ trong các nhóm của phòng ban của mình.

5Thành viên và chức vụ

Một phòng ban có thành viên thật: bạn thêm từng người bằng tìm kiếm, 📥 nhập một loạt từ nhóm đã kết nối, và gỡ ra khi họ đổi đội. Một người có thể ở nhiều phòng ban.

Việc thuộc phòng ban có ích thật sự: nó gợi ý đúng người khi bạn phân ca và giao nhiệm vụ, lọc danh sách thành viên theo phòng ban, và hiện những tài liệu Thư viện dành riêng cho phòng ban. Một phòng ban không có nhóm Telegram vẫn hoàn toàn hợp lý: nó tồn tại và hoạt động ngay trong bot.

🎭 Chức vụ là các vai trò nội bộ của phòng ban — «Điều phối viên», «Người trực» — với khả năng cục bộ: tạo/làm/điều hành nhiệm vụ, quản lý yêu cầu, ca trực hoặc thành viên của phòng ban. Tối đa 6 chức vụ mỗi phòng ban, mỗi người một chức vụ, và chúng không trao quyền gì bên ngoài phòng ban.

6Có thêm những gì

📨 Yêu cầu ở Quầy tiếp nhận gửi tới phòng ban, do người phụ trách của nó xử lý.
🔁 Ca trực theo phòng ban: mỗi phòng ban có bảng riêng.
📚 Tài liệu dành riêng: tài nguyên Thư viện chỉ thành viên phòng ban thấy.
📊 Thống kê phòng ban: việc đang mở theo trạng thái, số trễ hạn, thời gian đóng trung bình, tỷ lệ đúng hạn %, người năng suất nhất và khối lượng theo từng thành viên.
⚙️ Cài đặt riêng từng phòng ban: luồng tin trong nhóm (Quan trọng/Tất cả/Tắt), cảnh báo hạn chót với ngưỡng cảnh báo đầu tiên, bản tóm tắt với tần suất và giờ tùy chọn.

Vẫn thuộc về cả tổ chức: đề xuất, biểu quyết, khảo sát và sự kiện.

7Đánh số và xóa

Số hiệu nhiệm vụ (#1, #2, …) độc lập cho từng khu vực: hai phòng ban có thể cùng có một nhiệm vụ #1. Khi bạn nhắc một con số trong nhóm, nó thuộc về phòng ban của nhóm đó. Số hiệu không dùng lại.

🗑 Xóa một phòng ban là không thể hoàn tác: nhiệm vụ của nó quay về Khu vực chung (được đánh số lại), các nhóm bị gỡ ra. Nếu phòng ban còn nhiệm vụ, bot sẽ báo trước và đề nghị xuất PDF. Không sắp xếp lại thứ tự phòng ban được, và cũng không chuyển một nhiệm vụ từ phòng ban này sang phòng ban khác được.