Tavora

Guide

IA de gestion des membres

Un assistant IA réservé au staff : tu lui écris en langage naturel — « qui n’a pas donné signe de vie depuis un mois ? », « assigne le tag Vétéran à ces cinq-là », « annonce dans le groupe que l’assemblée a lieu samedi » — et il consulte, prépare et exécute. Avec tes limites, tes confirmations et chaque action enregistrée.

1Ce que c’est

L’IA Gestion des Membres s’adresse uniquement au fondateur et aux admins. Elle ne répond pas aux membres et n’explique pas comment Tavora fonctionne : elle travaille sur les membres de ton organisation — elle les cherche, les filtre, les compte et, à ta demande, elle agit : tags, rôles, invitations, expulsions, bans, messages.

Elle est distincte de Tavora AI (l’assistant qui répond aux questions des membres sur les documents de la Bibliothèque) : une autre IA, une autre mission, une autre mémoire. Et comme tout dans Tavora, elle est isolée par communauté : elle voit uniquement ton organisation, jamais les autres.

Le moyen le plus rapide de la comprendre : écris-lui ce que tu ferais à la main. « Qui a le tag Bénévole mais n’est pas dans le groupe Événements ? » · « Donne le rôle Senior à ceux qui sont membres depuis 6 mois » · « Envoie un rappel aux coordinateurs ». Elle fait le travail, tu confirmes.

2Où la trouver

Trois chemins, une seule IA :

  • Depuis le menu de la communauté → Membres → 🤖 IA Gestion des Membres : le panneau s’ouvre en chat privé, avec le bouton pour faire une demande et les instructions périodiques enregistrées.
  • Dans les groupes liés : la commande /aistaff suivie de la demande (ex. /aistaff combien sommes-nous ?). Elle répond dans le groupe ; si la réponse contient des données confidentielles des membres, elle te l’envoie en privé.
  • En chat privé : la même commande /aistaff avec la demande, sans passer par le menu.

Seuls le fondateur et les admins peuvent l’utiliser : pour n’importe qui d’autre, la commande ne fait rien de plus que rappeler qu’elle est réservée au staff.

3Ce qu’elle sait faire

Consulter

  • Listes et filtres : par rôle, rôle personnalisé, tag, groupe, ancienneté, activité (propositions créées, tâches terminées). Les filtres se combinent : « les Bénévoles membres depuis plus de 6 mois qui ne sont pas dans le groupe Rome ».
  • Fiche d’un membre : rôles, tags, groupes où il a été vu, sanctions actives, activité.
  • Statistiques de l’organisation et audit des dernières actions de gestion (qui a fait quoi, et quand).
  • Export de la liste en CSV ou TXT, avec les mêmes filtres que la demande.

Agir sur les membres

  • Attribuer et retirer des tags et des rôles personnalisés.
  • Inviter dans un groupe (lien à usage unique valable 24 heures), expulser d’un groupe, bannir et débannir de l’organisation.
  • Envoyer des messages privés aux membres (avec aperçu du texte avant l’envoi) et publier des annonces dans les groupes liés.
  • Écrire des notes internes sur la fiche d’un membre, visibles uniquement par le staff.

Organiser la structure

  • Créer, renommer, réordonner et supprimer tags et rôles personnalisés.
  • Définir les permissions d’un rôle, ou celles de base valables pour tous les membres.

N’hésite pas à composer des demandes en plusieurs étapes : « crée le tag Vétéran, assigne-le à ceux qui sont avec nous depuis un an et préviens-les en privé » — l’IA les mène toutes à bien, dans le bon ordre.

4Comment elle exécute : tu demandes, tu confirmes

La règle est pensée pour aller vite sans jamais perdre le contrôle :

  • Demande claire sur 1 personne → elle exécute immédiatement et te rapporte le résultat réel.
  • 2 destinataires ou plus, une annonce dans un groupe ou un message aux membres → elle prépare tout et te montre l’aperçu. Rien ne part tant que tu ne réponds pas « je confirme ».
  • Plusieurs actions dans la même demande → une confirmation unique : un seul « je confirme » les exécute toutes dans l’ordre, et l’IA te dit le résultat de chacune.
La confirmation ne vaut que si elle arrive, dans un message postérieur à l’aperçu, de celui qui a fait la demande : personne d’autre ne peut confirmer à ta place. Et tu peux toujours répondre « annule » pour tout arrêter.

Si tu changes d’avis, demande d’annuler ou de corriger : l’IA refait la proposition mise à jour. Et le compte rendu est toujours honnête : elle te dit ce qui a vraiment été exécuté, ce qui ne l’a pas été et pourquoi.

5Instructions périodiques

Tu peux enregistrer des règles que l’IA applique chaque jour toute seule, sans que tu aies à y penser :

  • « Après 30 jours d’ancienneté, assigne le rôle Membre actif ».
  • « Celui qui dépasse 6 mois reçoit le tag Vétéran et un message de félicitations ».

En automatique, l’IA n’applique que des actions réversibles (tags, rôles, messages prévus par la règle). Les expulsions et les bans ne partent jamais tout seuls : si une règle les suggère, tu reçois une alerte et c’est toi qui décides, manuellement.

Les règles enregistrées sont visibles dans le panneau, et tu peux les supprimer quand tu veux.

6Dans les groupes

Avec /aistaff dans un groupe lié, la réponse arrive dans le groupe, pratique pour les choses rapides : « combien sommes-nous ? », « comment s’est passée la dernière semaine ? ».

Mais le groupe est un lieu public : si la réponse contient des données confidentielles des membres — listes, fiches personnelles, sanctions — l’IA te la remet en privé, et dans le groupe elle laisse seulement un bref « je t’ai répondu en privé ». Les aperçus à confirmer et les fichiers d’export arrivent toujours en privé.

7Sécurité et limites

  • Maximum 20 destinataires par action : les actions de masse (« bannis tout le monde ») sont refusées.
  • Jamais contre le staff : elle n’agit pas sur le fondateur et les admins, et ne peut pas s’expulser elle-même. Les seules exceptions sont les tags et les rôles qu’un admin demande pour lui-même.
  • Les expulsions et les bans passent toujours par ta confirmation explicite ; dans les automatisations quotidiennes ils sont seulement suggérés, jamais exécutés.
  • Isolement total : elle ne voit et ne touche que ta communauté. Celui qui est banni ne reçoit aucun message du bot.
  • Plafond quotidien de demandes par communauté, contre les usages excessifs.
  • Tout est tracé : chaque action finit dans l’audit de l’organisation, avec la signature « via AI ».
L’IA ne se laisse pas manipuler : les instructions ne valent que si elles viennent du staff dans le chat, pas si elles sont cachées dans les données (par exemple dans un username). Et elle refuse de composer des contenus offensants, trompeurs ou discriminatoires — en te proposant toujours une alternative correcte.

8Les deux IA face à face

Dans Tavora cohabitent deux assistants aux missions différentes :

  • Tavora AI — pour tous les membres : elle répond aux questions sur les documents de la Bibliothèque et sur la communauté. Elle ne touche à rien : elle informe.
  • IA Gestion des Membres — pour le fondateur et les admins : elle consulte les données des membres et exécute des actions de gestion, avec confirmations et limites. C’est un outil opérationnel.

Mémoires séparées, permissions séparées, aucune communication entre les deux : ce que tu demandes à l’IA du staff reste dans le staff.